隨著數字技術平臺的日趨流行，醫院檔案管理發展的趨勢將由傳統的人工管理進入計算機管理的狀態，通過運用Excel表格對護理人員信息資料進行管理，不僅具有易學、易用、效率高、資料永久性保存、改寫啟用方便的優點，而且減少了存儲空間，達到了快速運算、快速查詢的目的，使護理資料的管理更加規范，提高了工作效率。未購買護理管理軟件的中小型醫院均可使用。我院護理人員信息庫的建立，取得了較好的應用效果。 現將應用方法介紹如下：

1 基本資料

隨著醫院規模的不斷擴大，我院護理人員由2005年的257人增加到現在的730人，護理部除了監督檢查護理質量管理工作的落實情況外，由于大批新護士的進入，組織落實護理人員的業務學習與技術訓練成為護理部工作的重點。為了更好地掌握全院護理人員的整體情況，科學合理的利用護理人力資源，我院選派專人對全院護理人員的各類資料進行了完整的收集，運用Excel表格對人員進行宏觀控制，達到了合理分配、動態調整的目的。收集資料如下：人員基本信息、職稱變動時間、各年度考核內容及成績、繼續教育、論文及科研成果、獎懲登記、外出進修、擔任授課、開展新業務、差錯事故、出勤情況等。

2 信息分區

2.1基本信息區 包括科室、姓名、出生年月、族別、學歷、畢業學校、注冊情況、注冊號、政治面貌、參加工作時間、來院時間、任職情況（在職或聘用）、聘用時間。

2.2職稱變動區 職稱變動年限及所任職稱（例如：2001護理師、2006主管護理師）。

2.3技術考核區 理論考核、技能操作考核的考核時間、內容、成績及名次（例如：｛2006.9吸氧95、36｝），即第三季度考核吸氧技術，成績95分，排名36名。

2.4附加項目區 繼續教育、論文及科研成果、獎懲登記、外出進修、擔任授課、開展新業務、差錯事故、出勤情況、新來院人員的輪轉等。

3 功能及運用

3.1準確掌握人員變動 近年我院面向社會招聘大量護理人員，護理隊伍的不穩定成為護理管理的難點，由于各種原因護理人員流失頻率高，手工書寫的護理人員花名冊經常進行修改，管理人員利用計算機，運用Excel 表格具有“填充柄”的功能，將內置序列號批量填充，快速輸入序列號，準確掌握人員變動情況。

3.2項目分區清晰，人員對位準確 在Excel 表格窗口菜單選項中進行任意拆分或凍結窗格的操作，使工作表清晰明了，方便查詢。

3.3靈活運用自定義篩選 在Excel 表格數據菜單選項中選擇自動篩選功能，對上述各信息區所包含內容可進行任意點擊，有利于管理人員查詢各區間人員情況；利用自定義選項可以方便查詢任意年度區間人員情況。

3.4簡化護理人員考核分析程序 利用Excel 表格自動求和（∑）按鈕，在技術考核區可進行數據分析，通過自動篩選對分數區間值進行設定，求出各分數段所占比例，對各項考核成績進行分析及評價，也可通過執行“格式→條件格式”，在彈出的“條件格式”對話框中，讓數據顯示不同顏色，對成績進行分析，加強了對護理人員三基三嚴的管理。 3.5快速切換工作表，方便查詢 利用Excel中三表“嵌套”成一表的工作模塊，可快速切換工作表，查找信息方便快捷。

4 運用體會

4.1具有科學性 護理人員技術檔案由護理部統一管理，有助于護理管理者一目了然地了解每一位護理人員的業務理論、操作技能水平，同時為護士今后的晉升、考核、評優、解聘提供客觀公正的參考依據。

4.2具有動態性 檔案記錄著每一名護理人員從到醫院那天起的工作、學習、技術考核、職稱晉升、進修學習的歷程。所有資料由護理部設專人負責對具體內容及時進行補充完善，定期進行系統維護，以確保各項數據的連續性。

4.3具有系統性 信息庫為每位護士建立了基本信息、技術操作考核及各項附加項目區，包含了護理人員的全部工作學習情況。

4.4具有及時性 一是能隨時查閱、打印、補充各種信息并獲取資料，及時作各種登記、統計工作；二是管理者能通過信息表及時掌握全院護理人員情況，作為獎勵、任用、晉級、晉職的參考。

4.5具有準確性 操作方便快捷，獲取資料及時，如在護理人員晉升職稱時，都要填寫護士的基本情況和業務技術狀況，以往是發各種表先讓護士填寫，再進行匯總，既麻煩，又影響護士的工作。應用Excel表格使上報的數據及時又準確，而且避免發生遺漏。

護理人員檔案信息庫的建立，在護理管理中發揮了不可替代的作用，以往的文檔式管理，資料占空間較大，經常因管理不善造成資料丟失，查閱費時費力，存檔資料書寫因管理人員不同，格式及字體各異，不統一，不規范。運用Excel表格對護理人員檔案信息進行管理，具有操作方便、快捷、內容更新、更準確及時等優點，不僅為專業技術人員提供有效的服務，而且有力地提高了護理管理工作的質量和效率。