[摘要]本文通過分析目前物質(zhì)管理現(xiàn)狀，就如何有效地進行信息收集、整理和分析，更好更快地為科研生產(chǎn)服務(wù)，為企業(yè)決策提供依據(jù)，提出了方案。 [關(guān)鍵詞]物資管理 管理信息化 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò) 企業(yè)的物資管理，是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需要各種物資的采購、運輸、驗收、供應(yīng)、保管、發(fā)放、合理使用、節(jié)約使用和綜合利用等一系列計劃、組織、控制等管理工作的總稱。物資管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，加強物資管理是促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)展的保證，是改善企業(yè)技術(shù)指標(biāo)取得最佳經(jīng)濟效果的一個重要環(huán)節(jié)。對物資進行規(guī)范、高效、科學(xué)的監(jiān)督管理，是減少資金占用，降低生產(chǎn)成本，提升產(chǎn)品和企業(yè)競爭力的關(guān)鍵因素。 隨著物資管理作用的日趨重要，對物資管理工作所提出的要求也越來越高。隨著工作任務(wù)的加重，工作中產(chǎn)生的信息量也越來越多。如何有效地對這些信息進行收集、整理和分析，就成為物資管理工作的一個新的課題。顯然，傳統(tǒng)的手工作業(yè)已經(jīng)遠遠不能滿足工作需求。因此，利用現(xiàn)有的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)物資管理信息化已經(jīng)勢在必行。 一、我國目前物資管理中存在的問題 1.大部分文件都是手工編制，影響管理質(zhì)量 在物資管理過程中，會產(chǎn)生大量的單據(jù)和文件，如合同、復(fù)驗單等。這些都是與我所質(zhì)量管理程序密切相關(guān)的，在質(zhì)量內(nèi)審、外審中為物資采購的控制提供依據(jù)。現(xiàn)階段，所有的質(zhì)量文件都是手工編目歸檔。我們只是利用Excel表格將采購物資所對應(yīng)的一系列單據(jù)和文件的編號保存起來，需要時通過Excel的查詢功能找到編號，再從文件盒中找出歸檔的相應(yīng)文件。例如一年的復(fù)驗單就有上千張，要從中找出一張來就比較麻煩。 2.缺乏數(shù)據(jù)庫管理軟件，加大了工作量 入庫單和發(fā)料單全部都是手工登錄，不僅工作量大，而且?guī)齑娴膶崟r性得不到保證，導(dǎo)致實物會計手中的賬本庫存數(shù)和倉庫不一致，影響了庫存查詢的準(zhǔn)確性。而且一年下來厚厚的幾十本，要查找憑證也很困難。特別是填報各種報表，常常需要幾天，費時費力不說，還容易出錯。 3.資源不能共享，造成了大量的重復(fù)勞動 在工作過程中存在大量的重復(fù)勞動。例如采購申請，申請部門要填寫一份，采購員要在計算機中輸入一份以方便執(zhí)行，計劃管理人員也要在計算機中輸入一份以記錄計劃執(zhí)行過程中產(chǎn)生的質(zhì)量文件編號等信息。重復(fù)勞動的存在必然導(dǎo)致資源的浪費和效率的低下。 二、實現(xiàn)物資管理信息化的意義 1.對信息進行有效控制和統(tǒng)計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享 實現(xiàn)物資管理信息化，讓信息按標(biāo)準(zhǔn)的物資采購程序流動，既規(guī)范了物資采購流程，又實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享，還可以對信息進行有效的控制和統(tǒng)計。這樣一來，各申請采購部門可以隨時查看倉庫庫存情況和采購申請的執(zhí)行情況;主管領(lǐng)導(dǎo)可以隨時了解分管部門的工作進展。我們還可以通過發(fā)布消息的形式通知申請人到倉庫領(lǐng)取到貨的物資，定期發(fā)布停產(chǎn)、更新?lián)Q代等信息，使我們的工作更加有序化、透明化、人性化。 2.加快信息流通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性 現(xiàn)階段，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實現(xiàn)信息的流通，流通時間相對較長。如果通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，信息處理的結(jié)果就可以馬上顯示出來。例如，當(dāng)入庫或發(fā)料信息到達倉庫，只要倉庫保管員一確認，庫存情況就會馬上更新，現(xiàn)階段存在的庫存查詢問題，將得到完全解決。