摘要：高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，所謂基礎(chǔ)性工作，就是一項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的根本或起點(diǎn)，對(duì)事業(yè)發(fā)展有支撐作用的工作。本文以其重要性為切入點(diǎn)，分析歸納了規(guī)范高校檔案工作的意義及目的，探討了高校檔案工作規(guī)范化管理創(chuàng)新途徑：人性化是前提，現(xiàn)代化是手段，制度化是保障，程序化是關(guān)鍵，標(biāo)準(zhǔn)化是依據(jù)，信息化是動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化制度化程序化標(biāo)準(zhǔn)化

一、高校檔案工作的地位及要求

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃[1]。從1987年4月23日原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)》（〔87〕教辦字016號(hào)）[2]、1989年10月10日國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]，到現(xiàn)行的2008年8月20日發(fā)布的中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）等一系列直接針對(duì)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，歷來(lái)都重視高校檔案管理工作。《辦法》強(qiáng)調(diào)了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作，要與高校整體發(fā)展同步。

二、規(guī)范高校檔案工作的意義

1、明確高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制

《辦法》在總則中明確規(guī)定：“國(guó)務(wù)院教育行政部門(mén)主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。”“國(guó)家檔案行政部門(mén)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，規(guī)范了高校檔案工作行政領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，健全了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，使高校檔案工作的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國(guó)家教育行政部門(mén)和省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)；業(yè)務(wù)上接受國(guó)家檔案局和省、自治區(qū)、直轄市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。教育和檔案行政部門(mén)相互配合，共同組成和諧的行政主管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理體系，有利于高校檔案工作的規(guī)范和發(fā)展。

2、保障高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)

國(guó)家規(guī)范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，如《辦法》明確了高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置條件，指出未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，并規(guī)范其職責(zé)，為開(kāi)展高校檔案工作提供了組織保證。

3、促進(jìn)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數(shù)量和工作任務(wù)相適應(yīng)的一定數(shù)量和較高素質(zhì)的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進(jìn)，保持檔案工作不斷發(fā)展的活力。針對(duì)高校檔案工作人員學(xué)歷職稱層次偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、缺乏掌握現(xiàn)代技術(shù)的管理人才等問(wèn)題，《辦法》規(guī)范了高校檔案館（室），應(yīng)當(dāng)配備具有檔案專業(yè)知識(shí)、相應(yīng)科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能的專職檔案人員，并實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。這些相關(guān)條文，規(guī)范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國(guó)家對(duì)高校專職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)心和重視，為高校檔案人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和提高起到了至關(guān)重要的作用。

4、使高校檔案管理有章可循

高校檔案管理相關(guān)的規(guī)范性法規(guī)文件的頒布實(shí)施，適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，符合高校檔案工作實(shí)際，是推進(jìn)依法治校、依法治檔，規(guī)范新時(shí)期高校檔案工作制度化、科學(xué)化發(fā)展的重要依據(jù)。如教育部和國(guó)家檔案局為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護(hù)和利用檔案出臺(tái)的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則（試行）》，為高校檔案工作規(guī)范化管理提供了可靠的法律保障。

5、確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展

為了改善高校檔案工作的發(fā)展環(huán)境，《辦法》提高和強(qiáng)化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領(lǐng)導(dǎo)體制、管理體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經(jīng)費(fèi)、檔案庫(kù)房建設(shè)和檔案設(shè)備配置等各方面強(qiáng)化了高校檔案工作有效運(yùn)行的條件保障。這些相關(guān)的法規(guī)文獻(xiàn)，既適應(yīng)了高等教育改革發(fā)展的需要，又符合高校檔案工作建設(shè)發(fā)展的實(shí)際情況，有利于高校檔案工作的規(guī)范化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案資源信息化、檔案利用知識(shí)化、檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化，能確保高校檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。

三、高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑

1、強(qiáng)化意識(shí)，更新觀念——人性化是前提

要規(guī)范高校檔案工作首先必須強(qiáng)化法制意識(shí)，牢固樹(shù)立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內(nèi)涵，決定了高校檔案工作具有長(zhǎng)期性、連續(xù)性、持久性、系統(tǒng)性的特征。時(shí)間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動(dòng)態(tài)工作過(guò)程中，如果沒(méi)有合理的管理制度與政策法規(guī)來(lái)規(guī)范高校檔案工作，其后果不堪設(shè)想。同時(shí)，規(guī)章制度的制定與實(shí)施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強(qiáng)館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規(guī)范檔案管理行為，又要尊重知識(shí)、尊重人才，充分調(diào)動(dòng)與激發(fā)檔案人的主動(dòng)性與積極性；另一方面，要對(duì)利用者提供人性化的服務(wù)，才有利于高校檔案資源體系建設(shè)和檔案服務(wù)體系建設(shè)。 2、專業(yè)培訓(xùn)，科學(xué)管理——現(xiàn)代化是手段

高校檔案館（室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu)，《辦法》明文規(guī)定應(yīng)配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。根據(jù)這一對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技能，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)，這樣才能充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動(dòng)高校檔案工作從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，是規(guī)范高校檔案工作的重要手段。

要規(guī)范高校檔案工作 ，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，人才是核心。然而，根據(jù)教育部辦公廳檔案處對(duì)教育部直屬高校檔案工作狀況的調(diào)查，全國(guó)72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業(yè)結(jié)構(gòu)上，檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的459人，非檔案專業(yè)畢業(yè)的291人，分別占總數(shù)的61.2%和38.2%；職稱結(jié)構(gòu)上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無(wú)職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊(duì)伍很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理的要求，優(yōu)化專職檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，既是時(shí)代的要求，也是高校檔案工作自身發(fā)展的需要。因此，要通過(guò)多種渠道，如講座、進(jìn)修、函授、自學(xué)、培訓(xùn)、外派、引進(jìn)，提高專職檔案人員的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能與綜合素質(zhì)。

3、健全規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行——制度化是保障

高校檔案機(jī)構(gòu)是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，一方面是負(fù)責(zé)保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會(huì)服務(wù)的職能，另一方面是負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理職能，這兩大方面職責(zé)的正確履行，首先要規(guī)范行為，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，并以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本校檔案工作實(shí)際，創(chuàng)新檔案管理制度化建設(shè)，建立和不斷完善本館的檔案管理規(guī)章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設(shè)是高校檔案工作規(guī)范化管理的保障。

4、過(guò)程控制，監(jiān)督檢查——程序化是關(guān)鍵

高校檔案工作規(guī)范化管理的有效手段是程序化。要對(duì)高校工作系統(tǒng)的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督和控制，每項(xiàng)工作要設(shè)計(jì)完整的工作過(guò)程，事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查與監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)、評(píng)價(jià)與反饋，這樣才能規(guī)范整個(gè)檔案工作過(guò)程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統(tǒng)有條不紊地高效地運(yùn)行。

5、達(dá)標(biāo)認(rèn)定，不斷提高——標(biāo)準(zhǔn)化是依據(jù)

要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理，最有效的途徑是進(jìn)行高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定”工作，就是為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（川辦函[2005]103號(hào)）和《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》（川教[2009]204號(hào)），全面提升我省高等學(xué)校檔案工作整體水平，不繼推動(dòng)全省高等學(xué)校檔案事業(yè)的改革和發(fā)展而進(jìn)行的，其評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)是《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，考核的主要內(nèi)容包括組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等四個(gè)部分，重點(diǎn)考核、評(píng)審其近三年（含當(dāng)年）檔案工作規(guī)范化管理的情況，以開(kāi)展檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作為載體，使全省高等學(xué)校檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高高等學(xué)校檔案管理和服務(wù)質(zhì)量[6]。以上認(rèn)定目的、指導(dǎo)思想、認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)與考核內(nèi)容表明， 四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定的相關(guān)文件及其標(biāo)準(zhǔn)，是保障四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的主要依據(jù)。

6、數(shù)字存儲(chǔ)，知識(shí)服務(wù)——信息化是動(dòng)力

高校檔案是高校科研、教育、教學(xué)和日常管理以及各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是高校可持續(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源。檔案的本質(zhì)是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價(jià)值。實(shí)體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設(shè)被提上了議事日程。《辦法》要求“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，主要包括檔案資源數(shù)字化建設(shè)、檔案利用知識(shí)化建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和各門(mén)類檔案管理業(yè)務(wù)。因此，檔案信息化建設(shè)對(duì)高校檔案工作的規(guī)范化管理具有強(qiáng)大的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]、[4]教育部 國(guó)家檔案局 高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)，2008.8.20。

[2]國(guó)家教委 國(guó)家檔案局 關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)〔87〕.教辦字016號(hào)，1987.4.23。

[3]國(guó)家教育委員會(huì) 《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，中華人民共和國(guó)國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)，1989.10.10。

[5]教育部辦公廳 《高等學(xué)校檔案管理辦法》解讀.北京：高等教育出版社，2010:34。

[6]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施細(xì)則（試行）.川教〔2009〕204號(hào)，2009.8.28。