信息時代檔案管理的發展必然重要

來源:投稿網 時間:2022-08-18 23:52:06

檔案管理是企業管理相關文件和檔案的過程，隨著信息時代的到來，企業的檔案管理也從傳統的紙質檔案轉變為電子信息檔案。

一、介紹檔案管理的基本工作內容。

所謂檔案管理的基本工作是對檔案進行基本管理。從管理內容來看，主要包括檔案的統計、分類、編號、裝訂、登記等，便于查詢和注銷。

在檔案統計方面，主要是及時、準確地統計檔案的收集、移除和使用數量。不僅如此，還按照上級檔案部門的要求，及時提交單位檔案工作的基本情況統計表。

在檔案分類方面，主要按照相關標準和規定對檔案進行分類。不同的分類方法會有不同的分類結果。例如，根據檔案形成的時間分類與根據檔案所有權分類有很大的不同。

就檔案編號而言，檔案編號通常需要填寫在每卷基本檔案的封面和背面。基本檔案的檔案編號由分類編號、項目編號、檔案編號和頁號組成，即類別編號-項目編號-檔案編號-檔案編號。

就檔案的裝訂和登記而言，一般采用三點一線的方式進行裝訂。在檔案登記過程中，檔案的進出、整理、保存和使用是檔案的原始數據，有利于保證檔案的安全性和完整性。

二是分析現代檔案管理在檔案管理中的作用。

隨著信息時代的到來，檔案管理也發生了新的變化，即檔案信息向信息檔案的發展，也使檔案的存儲工作變得簡單。此外，計算機技術的不斷發展也為檔案查詢和管理帶來了便利。通過計算機的熟練使用，不僅給檔案管理帶來了方便和快速，而且也為檔案查詢用戶帶來了高速和高效的查詢。

目前，信息檔案管理工作越來越受到重視，企業檔案管理部門發展越來越快，檔案管理工作與基礎工作的支持分不開，如檔案統計、分類、編號等基礎檔案管理是檔案管理的初步工作，如缺乏有效的管理，將直接影響檔案利用，也可能影響企業的高效生產建設。因此，掌握檔案管理的基本工作是非常必要的。

三、分析檔案管理基礎工作中存在的問題。

雖然檔案管理的基本工作已經非常明確，但在實際管理過程中仍存在許多問題。具體表現如下。

(1)檔號標注標準不統一。

如果檔案號的標簽標準不統一，就會造成混亂。一卷多冊，無目錄，重復標簽等。這些問題的出現會給檔案管理帶來很大的不便。

(2)案卷題名不規范。

一般來說，本卷的標題應準確總結本卷文件材料的主要內容和類型。主題內容可以簡潔清晰地反映出來，文字要簡潔清晰，既不能簡單地列出，也不能太一般。如果案例題名不標準，個別題名不完整或沒有題名，不僅反映了檔案管理水平差，而且不利于檔案的搜索。

(3)頁號和裝訂不好。

頁面編號也是檔案管理的基本工作內容之一。理論上，文件材料安排完畢后，文件材料中應有字跡和圖表的頁面，一頁編號，即頁號。頁號的位置在右上角，左上角在前面。但是，如果文件中沒有標記頁碼，則在使用過程中很難檢測到頁面的丟失。對于檔案裝訂，可根據檔案設置單位的實際情況單次裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應符合檔案保護和使用的要求。如果裝訂不到位，不僅會給檔案管理帶來麻煩，還會造成檔案丟失。

四、現代檔案管理對檔案管理的基本工作要求。

(1)檔案管理基礎工作規范化。

為了提高現代檔案管理水平，我們應該從檔案管理的基本工作開始。檔案管理的標準化和標準化是提高現代檔案管理水平的有效途徑。為有效實現檔案管理的基本工作趨于標準化和標準化，應引起相關人員的高度重視，提高專業管理質量，定期檢查檔案編號、裝訂等相關問題，及時解決不規范現象。

（2）全面檢查檔案，清除無效檔案和重復檔案。

上述文件過多，信息相對混亂，不可避免地會出現一些無效文件和重復文件的疏忽。對于重復或無檢查價值的檔案，應及時處理，重新組合檔案信息，提高檔案管理的工作效率。

(3)查缺補漏，完善相關信息填寫。

對于那些沒有頁碼，沒有目錄，沒有標題或標題不清楚，以確保所有文件更加標準化，不僅可以保持適當的增加容量，確保文件的可擴展性，可以使收藏更加科學、標準化，進一步完善文件管理的標準化和標準化。

(4)統一分類號，確保檢索全率。

在分類過程中，要加強校審，及時糾正分類人員的錯誤，經常組織大家統一認識，統一標準，盡量做到前后標簽一致，同類文件標簽一致，實現標準化和標準化管理。

綜上所述，信息時代的主題是信息化建設。信息化建設檔案管理不僅可以提高檔案管理的效率，還可以提高企業對檔案的利用率，還可以提高企業的效率。但是，檔案管理作為企業的重要管理部門，科學合理地管理檔案是非常必要的，科學合理的管理也離不開檔案管理的基礎工作。如果基礎工作不可靠，處理事故時往往會很匆忙，甚至不知道如何管理。因此，信息時代檔案管理的發展必然重要，但基礎工作是重中之重。