檔案館歸檔存在供需關系

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處理完具有保存價值的文件后，必須提交檔案館或檔案館進行系統整理。所有反映機關工作活動、具有檢查利用價值的文件材料均應歸檔保存。辦理完畢的文件材料由文件部門或業務部門整理，備案后定期移交檔案館（室）。歸檔是檔案工作的重要組成部分，與檔案資源建設和社會利用密切相關。從經濟學的角度分析歸檔原因，優化歸檔對策，對檔案工作具有重要意義。

首先，從經濟學的角度分析歸檔的原因

（1）檔案具有準公共物品的性質。公共物品的兩個基本特征是消費的非競爭性和受益的非排他性。非競爭性是指消費者對公共物品的任何消費都不會影響其他消費者的消費。非排他性是指在某一物品的消費過程中，物品的提供者不能故意排除一些消費者，比如不付費就不消費。A去檔案館查檔案，不會因為A來查檔案B就不能來查。但紙質檔案一次只能供一個用戶使用，這將影響下一個用戶同時使用。數字或電子檔案可以同時供多個用戶使用，但由于地域限制，不能提供給所有需要查檔的人。只要符合查閱檔案的資格，檔案工作者就不能故意排除這些消費者。因此，檔案具有準公共物品的性質。由于檔案具有準公共物品的性質，不能將檔案交給私人市場配置，市場不能有效配置豐富的檔案資源。因此，檔案部門需要制定公共政策，規定各機構的歸檔事宜。

（2）檔案資源稀缺。經濟學研究了社會如何管理自己的稀缺資源。稀缺性是指社會擁有的資源有限，因此不能生產人們想要擁有的所有物品和服務。并不是所有的文件都被歸檔和保存，只有經過處理并具有保存價值的文件才能被歸檔。歸檔前，需要對已處理的文件進行識別，一是確定是否具有保存價值，二是劃分保存期。檔案價值評估本身就是一項非常主觀的工作。由于許多原因，保存的檔案資源有限，但用戶對使用檔案的需求不斷增加。因此，檔案是一種稀缺資源，檔案部門不能生產用戶想要擁有的所有檔案資源。正是因為檔案資源稀缺，不能保證每個人都能使用所需的檔案。為了豐富檔案資源，需要歸檔和保存。

（3）檔案具有使用價值。使用價值是指能夠滿足人們某些需求的屬性。檔案可以滿足人們的某些需求，如參考憑證、歷史編輯和學術研究。但檔案不是為了交換勞動產品，所以沒有價值，但有使用價值。馬克思主義政治經濟學認為，使用價值是由具體勞動創造的。每個檔案的形成都體現了體力勞動和腦力勞動。在文件期間，需要起草、審查、發布、處理。處理完畢后，需要確定是否需要保存和劃分保管期限，然后按規定定期歸檔。每個環節都凝聚不同的人類勞動，檔案具有使用價值。檔案具有使用價值，需要歸檔保存，以便在未來提供方便、優質的使用服務。

（4）檔案歸檔存在供需關系。需求是指消費者在一定價格條件下對商品的需求。它包括兩個條件，即消費者愿意購買和支付。如果消費者沒有支付能力，即使他們愿意獲得一定的使用價值，也不能形成有效的需求。歸檔部門每年都要形成很多需要歸檔的檔案，這說明有很多需要歸檔的檔案。“支付能力”。供應是指經營者在一定價格條件下愿意并可能在一定時期內銷售的產品數量。符合檔案調查條件的可以到檔案館查閱檔案，符合檔案調查條件的即，“在一定的價格條件下”保存歸檔的檔案材料，即“愿意并可以出售”。歸檔部門每年都要形成許多有保存價值、需要歸檔的檔案，以防將來查考備用。保存在檔案館，可有效實現方便快捷的檔案查找。其他公眾也需要到檔案館查找檔案，因為編史修志、學術研究、查證。檔案館作為公共部門，以有效提供和利用社會檔案為最終目的，需要有效保管檔案。

二、檔案館保存原因分析

(1)檔案歸檔到檔案館沒有競爭對手。排他性是指一個物品可以阻止一個人使用它。所謂競爭性，是指一個人使用一種物品會減少他人使用該物品的特在檔案方面，檔案工作部門主動提供檔案使用，用戶使用檔案不會阻止他人再次使用檔案。隨著數字檔案館的建設，檔案資源可以共享，即許多人可以同時使用相同的檔案。當一個物品在消費中排他性但沒有競爭力時，這就是“自然壟斷”。每個檔案館保存的檔案不可能和其他檔案館一樣，所以檔案館在保存檔案時非競爭性，屬于“自然壟斷”。依照《中華人民共和國檔案法》第十條的規定“國家規定的備案材料，必須定期移交檔案機構或者檔案人員，集中管理，任何個人不得據為己有。”第十一條規定“機關、團體、企事業單位等組織必須按照國家規定定期將檔案移交檔案館。”所有應歸檔的檔案都應歸檔到檔案館，檔案館沒有競爭對手。

（2）節約成本。從成本收入的角度來看，檔案集中轉移到檔案館有利于節約成本，創造更大的經濟效益和社會效益。各檔案形成機構自行歸檔保管，不僅需要專門的檔案倉庫，還需要專業的檔案人員管理檔案，配備保管空間和專業人員，無疑需要消耗財力和物力資源。檔案館設有專門的檔案倉庫，施工標準可以滿足檔案保管的需要。專業的檔案管理人員可以更好地保管檔案，提供更有效的利用服務。對于檔案管理來說，由檔案形成機構分散保管和提供利用所需的成本肯定會大于檔案集中保管和提供利用所需的成本。因此，將檔案歸檔到檔案館集中保管，統一使用是一種經濟實踐。

（3）降低風險。在經濟學中，風險厭惡意味著不喜歡不確定性。歸檔保管時，各檔案形成單位自行保管檔案。一個檔案倉庫不同于一般建筑。專業檔案倉庫可以更好地延長檔案的使用壽命。各檔案形成機構自行保管檔案。由于缺乏專業倉庫或保管空間，檔案損壞的風險遠大于檔案集中保管。二是一般單位難以為檔案保管配備齊全的檔案管理設施和專業人員，難以實現檔案的科學保管和有效利用。將檔案集中到檔案館統一保管，便于實現檔案的科學管理。借助現代管理手段和專業人才，便于提供便捷有效的檔案利用服務。對于風險厭惡者來說，集中在檔案館統一保管相當于購買保險，可以有效延長檔案壽命，科學有效地保管檔案，方便自己或其他用戶查找和使用檔案。