檔案行政部門應當充分行使公共政策

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從經濟學的角度分析優化歸檔的對策

（1）檔案行政部門應當充分行使公共政策。私人市場提供的檔案信息往往不完整、不充分。檔案部門以向社會提供檔案資源、滿足社會需求為最終目的，市場不能有效配置豐富的檔案資源。檔案部門如何將檔案整合成檔案資源，有效提供和利用檔案，是檔案部門需要解決的問題。作為檔案公共物品的行政部門，應當根據社會經濟發展制定適當的政策，引導社會正確認識檔案工作，進一步完善檔案工作。各檔案館應當根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規，制定檔案規章制度，規范檔案范圍，制定檔案整理細則。文件檔案可以遵守《檔案整理規則》DA／T22-2015對歸檔文件進行分類整理，電子檔案歸檔可遵循《電子文件歸檔及管理規范》GB/T18894》。

(2)制定評價制度。由于國家規定。“機關、團體、企事業單位等組織必須按照國家規定定期將檔案移交檔案館”檔案的所有權和保管權得到了法律的保障，檔案館沒有私人競爭對手。由于沒有競爭，檔案館工作人員很容易一步一步地安于現狀，缺乏奮發向上、爭創卓越的意識。建立健全目標管理、責任考核、歸檔考核制度，將歸檔工作與獎懲掛鉤。引導檔案人員不斷學習新知識，接受新技術，提高檔案整理質量，提高歸檔效率。形成依靠自身努力的激勵機制和競爭態勢，提高歸檔工作的質量和效率。

（3）提高兼職檔案工作人員的專業素質。建立目標管理和責任考核制度，可以增強檔案工作人員的競爭意識，形成人人都在努力向上的競爭態勢，但也存在一切看好利益、優秀先進輪流的問題。傳統的默默奉獻、艱苦奮斗、兢兢業業的檔案工作精神仍需提倡。此外，歸檔文件大多由檔案形成部門的兼職檔案工整理，經鑒定后歸檔，而大多數兼職檔案工都是非檔案專業人士。因此，通過定期培訓、專業業務指導、就業再學習等方式，提高兼職檔案工作人員的專業素質。兼職檔案工作人員要認真學習，努力提高自己的專業素質，堅持傳統的無聲奉獻和認真的職業道德。

（4）電子檔案歸檔，降低成本。在經濟學上，節省社會勞動時間，節約成本，提高生產率。對于歸檔，還需要提高歸檔效率。一方面，各單位辦理文件后，應按規定整理備案文件，并在規定時間內歸檔；另一方面，電子檔案歸檔應提倡邏輯歸檔。在不改變檔案實體存儲方式和位置的前提下，將反映檔案實體的管理元數據移交檔案部門，同時轉移管理權限。在《歸檔文件整理規則》中DA／T22-2015年指出，歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的文件材料，應作為保存在文件檔案中的文件材料，包括紙質和電子文件材料。指出電子文件材料應歸檔。電子文件材料的歸檔便于在空間上共享檔案資源，減少檔案利用的排他性。