摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，目前，企業(yè)大都依托辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書管理與檔案管理的整合，秘書與檔案工作關(guān)系越來越密切，而且很多秘書都是企業(yè)的檔案管理員，兼管企業(yè)檔案信息資源，文書工作與檔案管理工作逐漸真正實(shí)現(xiàn)管理一體化，文秘人員的素質(zhì)高低直接影響了文檔管理質(zhì)量。這種現(xiàn)狀對(duì)職業(yè)定位于企業(yè)的高職文秘專業(yè)的人才培養(yǎng)模式帶來了極大的影響，促使它革新教學(xué)模式、人才培養(yǎng)方法等，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)文秘人才的需求。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；高職文秘；人才培養(yǎng) 文檔一體化管理，就是將目前機(jī)關(guān)中的“文書處理”和“檔案管理”工作整合為一個(gè)既統(tǒng)一又分工，既聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。實(shí)現(xiàn)文檔一體化的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代秘書與檔案工作組織制度到具體工作流程真正整合，目的是為了統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)電子文檔的設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段的工序和規(guī)范要求。隨著信息時(shí)代的到來，我國(guó)開始實(shí)行了文管和檔管的一體化，推動(dòng)了文書和檔案工作的進(jìn)一步銜接，實(shí)現(xiàn)公文處理、文書立卷、檔案保管、提供利用的一條龍管理。文檔一體化的作用突出地表現(xiàn)在可以加速檔案工作的步伐，促進(jìn)企業(yè)信息的發(fā)展，也有利于資源的優(yōu)化和合理使用。 自動(dòng)化環(huán)境下的文件處理理流程、管理理方法也與過去手工作業(yè)環(huán)境下的文件管理流程和管理方法是不同的，手工作業(yè)的最大特征是以物化的紙質(zhì)文件作為處理對(duì)象，在對(duì)紙質(zhì)文件的控制與組織管理中，文件管理方法的設(shè)計(jì)是以業(yè)務(wù)的流程“分工”作為基木特點(diǎn)，由于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息技術(shù)在文件管理部門的逐步運(yùn)用，手工作業(yè)的以流程分工為特點(diǎn)的文件管理模式己經(jīng)不能適應(yīng)文件形成環(huán)境變化和文件管理新變化的需要。因此中小型企業(yè)單位，本著精簡(jiǎn)、效益的原則，都是實(shí)行文檔一體化。因此，對(duì)于職業(yè)定位于企業(yè)的高職文秘專業(yè)來講，勢(shì)必要革新其人才培養(yǎng)模式，以適應(yīng)社會(huì)需求。 一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀 為了探尋適合地方經(jīng)濟(jì)需要的文秘人才培養(yǎng)方案，筆者走訪調(diào)查了地方主要企業(yè)，根據(jù)在浙北地區(qū)部分企業(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)：有很多小企業(yè)是沒有專門設(shè)立檔案室，都是由秘書辦公室兼管，檔案管理員是由秘書兼職。大中型企業(yè)大約七成設(shè)有檔案室，由專門的檔案管理人員管理；多數(shù)企業(yè)創(chuàng)建了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，但辦公系統(tǒng)中有檔案管理功能的不到一半。歸納起來有以下幾點(diǎn)： 1.多數(shù)企業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用，多數(shù)公司及基層單位，辦公自動(dòng)化水平提高，文件在形成和流轉(zhuǎn)中，起草、改稿、定稿、印制等運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，改變了傳統(tǒng)寫作方式和表現(xiàn)形式，并初步摸索文件的鑒定、分類、歸檔編號(hào)由軟件程序設(shè)定處理。檢索目錄、配套排列在以辦公室為中心管理體系的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中一經(jīng)形成。據(jù)調(diào)查，目前除了民營(yíng)企業(yè)游離在外，已經(jīng)應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的企業(yè)已達(dá)75%以上。 2.多數(shù)企業(yè)檔案室雖然也上網(wǎng)，但對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能較簡(jiǎn)單。與文書部門電子化管理相比，檔案部門的辦公自動(dòng)化水平有些偏低，有的僅僅用于檔案目錄管理或文件打字貯存，利用效率低，造成人力、財(cái)力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代設(shè)備不能物盡其用。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于國(guó)家大力推廣文檔一體化，一些新興企業(yè)或?qū)嵙?qiáng)的企業(yè)在檔案部門的督導(dǎo)下，對(duì)企業(yè)文檔管理加大投資，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理軟件，但是實(shí)際應(yīng)用效率不盡人意，使用效率較低。 3.所應(yīng)用的軟件多、亂，缺乏通用性，無法統(tǒng)一，不能實(shí)現(xiàn)資源共享。現(xiàn)在市場(chǎng)上有很多的文檔管理軟件，功能的側(cè)重點(diǎn)不一，而且國(guó)家也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，很多企業(yè)對(duì)軟件功能不了解，隨意購(gòu)買，廠家只是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的指導(dǎo)，因此，管理人員對(duì)軟件的功能應(yīng)用單一，不能很好地發(fā)揮作用。此外，所應(yīng)用的軟件企業(yè)與企業(yè)之間，沒有共同的通用平臺(tái)，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，甚至所應(yīng)用的軟件只適用于文件管理，對(duì)圖紙、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實(shí)用的管理方法，這都影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高，制約了文檔一體化的進(jìn)程，也使得企業(yè)檔案資源不能很好地發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。