高校檔案館是保存檔案并為學校各部門利用的基地。檔案進館是高校檔案館工作中最基礎、較困難的部分。由于這項工作需要與校內各相關立卷部門配合才能完成，因此直接關系到整理、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等各個環節，也是提高館藏檔案質量、豐富館藏、改善館藏結構的重要環節。因此，研究探討高校的檔案進館工作，更新工作觀念，改進工作方法，對于提高檔案的利用率、擴大檔案館的影響具有非常重要的意義。下面，筆者結合實際，談談對高校檔案進館工作的一些認識和體會。

(一)高校檔案進館工作存在的主要問題

1、一些立卷單位的檔案意識薄弱。由于對《中華人民共和國檔案法》知之甚少，一些單位的工作人員還沒有認識到檔案的重要性，思想認識上往往存在一些誤區，認為本部門在工作中形成的檔案應屬本部門所有，而不能無條件地移交給檔案館。有的立卷部門為了自己利用的方便，不愿意移交或者不全部移交檔案進館，違背了檔案集中統一管理的原則。

2、各級領導的重視程度不夠。眾所周知，檔案工作并不是高校的主要工作，因此，有些部門領導并不是很重視。加之兼職檔案人員在工作中得不到領導的支持，工作開展起來有一定難度，導致了積極性不高，加之變動頻繁，影響了檔案進館工作的質量。

3、歸檔文件的收集不齊全，檔案種類不豐富。有些單位由于認識上的偏差，沒有及時將應該歸檔的文件收集歸檔。例如，有些部門的檔案只有請示，沒有批復，不能反映某一事件的前因后果。有些部門簽署的協議、合同保存在個人手中，導致檔案不能及時向檔案館移交，甚至造成重要材料的缺失。還有些部門只重視文書檔案，忽視了聲像檔案和實物檔案的歸檔，對其重要的歷史價值及其在檔案工作中的地位、作用認識不夠，以至收集的檔案不齊全，與要求相差甚遠。

4、進館檔案沒有嚴格按照規范要求進行整理，達不到質量標準。進館的文書檔案往往存在保管期限劃分不準確、卷內目錄填寫簡單、備考表填寫不完整、裝訂不整齊、檢索工具不完善等問題，有些聲像、實物檔案則沒有任何說明、標注，使檔案館的專職人員工作起來十分困難。

(二)檔案進館工作的對策

1、要做好檔案進館的宣傳工作，提高檔案意識。一要爭取學校宣傳部門的大力支持，在校電臺和校報上進行宣傳，以引起全校的廣泛關注，從而提高廣大教工，特別是各級領導及有關人員的檔案意識。二是檔案館要主動出擊，加強自身的宣傳。我校檔案館在學校的宣傳長廊的固定的版面上進行檔案知識的宣傳，并定期更換，收到了較好的效果。一些重要的檔案、照片的展出，更是引起了廣大教工的關注，起到了很好的宣傳作用。三是專職檔案人員要經常深入到各立卷部門宣傳《檔案法》，并與各部門領導和兼職檔案人員進行交流、溝通，使他們認識到檔案進館工作的重要性，從而確保檔案進館工作的順利完成。 2、要提高各級領導的重視程度。搞好高校檔案的進館工作不僅是檔案館的事，更是各立卷單位乃至整個學校的事，而各級領導的重視則是做好檔案進館工作的重要保證。只有領導重視了，專職檔案人員才有工作的動力，兼職檔案人員也才會真正重視。高校的檔案館在加大宣傳力度，使人們在了解檔案、重視檔案的同時，還應努力做好檔案的利用效果的收集工作，建立健全借閱檔案登記、利用效果的信息反饋、隨機跟蹤調查等規章制度，發掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，并加以廣泛宣傳。只有這樣，才能加深廣大教職員工對檔案工作的認識，激發他們的利用熱情，才能取得各級領導和各立卷部門的支持與配合，為檔案進館工作創造良好的氛圍。

3、要對兼職檔案人員進行業務培訓。我校主要采取了三種培訓形式：①由于校檔案館隸屬于校辦公室，因此，在每年舉辦的全校辦公室人員的培訓會上，檔案館的館長都要做專題講座，對各級辦公室人員進行檔案業務培訓。從學校的實際情況來看，兼職檔案人員基本上都是由各級辦公室人員構成的，所以在這種會上培訓的效果較好，影響也較大。②舉辦檔案工作會議。開設檔案進館工作知識講座是會議的重要組成部分，它從檔案的收集、整理、案卷的質量標準、案卷的分類編號等方面進行了闡述，明確了進館檔案的質量要求和移交檔案應注意的事項。③分管各類檔案的專職人員對自己負責的檔案立卷部門的兼職檔案人員進行培訓。這樣。可以化整為零，使培訓更有針對性。兼職檔案人員在檔案進館工作中有疑問時，專職檔案人員到各立卷部門進行檔案進館工作的指導、檢查時，都可以和兼職人員及時溝通聯系，解決他們的問題，并給予檔案業務方面的講解及建議。通過業務培訓，不僅使各部門兼職檔案人員增長了檔案進館工作的知識，還提高了他們的管理水平和業務水平。

4、要加強檔案進館的檢查指導工作。針對檔案進館單位的實際情況和進館檔案的質量問題，檔案館的專職人員要積極做好進館工作的檢查指導。要求各立卷部門在收集、整理檔案時，嚴格執行檔案管理的規章制度，以保證進館檔案的規范性。目前，我校檔案館使用的檔案管理軟件(網絡版)運行良好，它的使用，使檔案館與各立卷部門之間的聯系更加密切，專職檔案人員在檔案館就可以監測到各立卷部門的進展情況，發現問題，并及時加以糾正，從而最大限度地保障了進館檔案的質量。做到進館檔案齊全完整，整理編目科學規范，檢索工具完善配套，同時還加強了對聲像檔案、實物檔案、資料的接收進館工作。

總之，在檔案進館的工作中，對存在的各種問題，應采取一些有針對性的措施，以取得切實的成效。隨著信息時代和知識經濟的到來，檔案工作也要與時俱進、開拓創新，要以檔案進館為契機，加強檔案信息的資源建設，豐富館藏，改善館藏結構，從而全面推進檔案的基礎業務建設，以適應新時期檔案工作發展的要求，使檔案工作更好地為高校現代化建設服務。