論文摘要：檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作服務的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯系，但歸根結底還是有著本質的區別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理通通歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。

論文關鍵詞：檔案；信息化；檔案管理

一、案例介紹

案例1：2007年，遼寧省D市三道溝鄉發生一起人身觸電事故，造成一名攀登變壓器臺的6歲兒童死亡。供電部門拿出了2000年與這個變壓器臺的產權單位所共同簽署的《供用電協議書》的證據，內有“變壓器歸產權單位管理并使用”的字樣。經法院幾經審理，而最終裁決該鄉供電所不承擔賠償責任。

案例2：2008年，遼寧省F市一家企業發生債務糾紛，法院一審裁決其擔保人——F市供電部門承擔連帶責任。在二審辯論中，F市供電部門法律代理人舉出擔保事宜已于2006年轉給另一企業的書面證明，法院二審裁決F市供電部門不承擔責任，而追究新的擔保人的責任。

案例3：2010年，遼寧省T市職工王某與單位發生勞動糾紛而上訴勞動爭議裁決機關，由于單位出具的證據僅屬于在單位網上公布的電子文件，缺少加蓋的企業印鑒，缺少企業法人的親筆簽名，并沒有形成紙質文件，勞動爭議裁決機關不認定其電子文件的法律效力，不能作為證據使用。

二、檔案信息化概述

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業是維護歷史真實面貌的永恒事業，檔案工作深植于人類社會的活動，當然包括企業單位的活動，與社會進步與經濟發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮越來越重要的作用。

進入新世紀后，我國的信息產業乘上了高速列車而得到快速發展。檔案管理工作同樣表現出信息化趨勢，檔案的收集、整編、管理、使用，更多地體現在自動化、實時化、網絡化上，不僅減輕了檔案管理人員的工作負擔，而且檢索查詢更為方便，一般都可在內部網絡上完成，無論是在時間還是空間上都顯得非常簡潔。

為了有效地開發、利用檔案信息資源，除涉及機密的檔案之外，其余檔案資源可以通過信息化處理上網傳遞，資源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地為企業建設與發展服務。這是無可非議的創新之舉、改革之舉，也是不以人們意志轉移的客觀規律，是檔案管理現代化的有效途徑和發展方向。這就是檔案信息化的基本概念。

所謂信息化檔案則是將檔案實體信息化、電子化，提倡無紙化辦公，全部檔案將在電子計算機系統中產生、傳遞、儲存并使用。它的要害是取消紙質檔案，檔案沒有原稿，文件原稿的責任者簽字都在計算機上完成。

三、檔案信息化決不等于信息化檔案

筆者認為，檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作服務的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯系，但歸根結底還是有著本質的區別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理通通歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。在檔案管理工作中，片面地強調無紙化辦公，取消紙質檔案的作法弊大于利，不可盲目地宣揚和全部推行。理由如下：

1.取消紙質檔案（含文件沒有原稿、原稿上計算機字體簽名）無法律依據

電子文件、電子檔案尚待國家正式立法，國家檔案行政機構缺乏檔案無紙化規劃、設計和規范，目前只能對紙質文件成為制度上法律上的選擇，也就是說法律還沒有承認電子文件、電子檔案其原始性、真實性、可靠性、權威性。立法是一項嚴肅的政權行為，必須按照嚴格的法律程序進行。如翹首以待的《電力法》的修改經過了比較漫長的時間，也得到了專家和業內外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委會審議。至于電子文件、電子檔案何時立法、何時頒布，難以估計，所以在現行法律尚未認定電子文件、電子檔案的法律效力、廢除紙質檔案的情況下，絕對不可以用電子文件、電子檔案的替代或取消紙質檔案。據了解，盡管無紙化辦公喊了這么多年，也做了多方面的努力，但是目前全國尚未有一個行政機關和企事業單位實現了真正意義上的無紙化辦公和無紙化檔案，相反隨著事業的發展，辦公用紙量卻是越來越大。所以，無紙化辦公和無紙化檔案只能是一種可望而不可即的美好愿望，還是應該實事求是，以正視現狀為好。大力鼓吹甚至強行實行無紙化辦公和無紙化檔案，要么是不懂得檔案管理工作的方針、政策、原則、方法和要求，要么就是憑主觀意志的盲目指揮，要么就是不顧現狀的急于求成。

2.檔案是信息，但信息不一定是檔案，檔案和信息的定義有原則的不同

檔案是工作中辦理完畢的經過科學分類整理的文獻。信息是根據工作需要購買、索取或在網上傳遞的參考資料。檔案是真實的歷史記錄，具有法律效力的證據，而信息卻沒有這方面的要求，所以檔案的信息化決不是將檔案置于信息的地位，只是在網絡技術上的一個名詞而已。信息理所當然地要實現信息化，但檔案未必要完全實現信息化檔案，它可以存在于多種形式之中，信息化僅僅是其中的一個方面。 3.紙質檔案明顯的具有原始性、真實性、權威性的特點

正是紙質檔案的特點決定了它是不容修改的，而信息則可以利用電子計算機等設備任意移植、嫁接、拼湊、修改，電子文件、電子檔案雖是名義上的檔案，卻具有信息的特點，其原始性、真實性、權威性難以考證判斷，一旦出了本單位的大門，則難以認可。至于近年來興起的電子印章，有的人也對其充滿了不確信感，這就不足為奇了。在國家及行業已經頒布的電子文件管理的國家標準、行業標準中，明確規定必須實行電子、紙質形式的雙套保存，即“雙套制”機制，這不僅是一個單純的技術解決方案，而是一個不容動搖的制度化方案。

4.紙質檔案壽命較長，可以長久保存、長久利用

雖然紙質檔案偶然也會發生病蟲害，但是現代科學手段（技術或藥物）完全能使安全問題得到控制、預防，從而保證了紙質檔案的安全長久保存。而電子文件、電子檔案則壽命較短，難以長久保存、長遠利用。計算機軟件打不開，內容不能讀取的現象屢屢發生，至于硬盤中丟失或被修改的事情也絕非鮮見，更不用說遭到“黑客”的侵襲以及病毒的感染，使人提心吊膽，防不勝防。有人說：“將電子文件、電子檔案刻入光盤，可以永久保存”，經有關專家論證，至今也沒有定論，但大部人認為，即使是光盤壽命也并不長遠，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、準確、系統、規范的紙質檔案，在一個相當長的歷史時間內，仍然是安全、長久的有效辦法。

5.從檔案管理的法律法規上，紙質文件仍具主導地位

《檔案法》規定檔案管理要標準化、規范化、現代化，是指檔案管理要創新觀念、創新機制、創新手段，充分利用現代化新設備、新技術、新材料、新手段武裝檔案管理，并不是不要紙質檔案。檔案管理創新的根本原則是不能違背現實社會和現實法律的規定，如果背離了這項根本原則肯定是行不通的。再從《保密法》分析，涉及秘密的檔案不宜上網（指局域網）公開傳遞，如果涉及秘密的檔案不能上網，則電子文件、電子檔案就不完整，不完整的檔案，就不可能準確、全面的提供有效利用。這樣就違背了檔案管理必須完整、準確的基本要求。增強檔案安全意識，是檔案管理工作歷來所堅持的方針，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數字化，可采取其他保護和復制措施。所以檔案管理的改革是一項嚴肅而又慎重的大事，不可掉以輕心、馬虎從事，必須以積極、慎重的態度嚴肅地對待檔案管理改革工作。歷史在前進，檔案事業也要持續穩定的健康發展，才能跟上時代前進的步伐。

當然，以上僅僅是在分清檔案信息化與信息化檔案的基礎上，從不能用取消紙質檔案而進行論述的，筆者的觀點是檔案信息化不等于信息化檔案。實際上并不是否定電子文件、電子檔案，更不是否定檔案管理的信息化。

應該說，檔案信息化管理是檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案管理向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉，需要從各方面予以重視，從基礎建設、信息資源建設、目錄數據庫建設以及管理人員的業務素質等方面予以加強。

據全國檔案信息化建設實施綱要提出，應該遵循適應國家信息化建設和檔案事業發展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案管理事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設。

檔案是真實的歷史記錄。所以檔案的原始性、真實性、權威性、長久保存性的原則萬萬不能忽視。在一系列的產權、債務、合同、賠償、擔保等經濟糾紛中，傳統的紙質檔案發揮了維護企業的正當權益的不可替代的重要作用。因此，檔案的制成材料、書寫材料必須牢固，經得起歷史的考驗，以便長久地發揮檔案的作用，為維護單位的合法權益和為現代化建設服務。