招商會程序確認：招商會是一門集公關、宣傳、造勢為一體的綜合學科，設計到公司的很多部門，招商會流程確定關系到前期籌備期的職責劃分，

招商會運籌期:

一、 招商廣告的發布

二、 會場的選定及布置

三、 會前費用預算（需要各個部門配合完成）

四、 接聽電話的技巧

五、 資料的傳真與郵寄來賓確認及接站確認

招商會籌備期

一、 資料的準備

二、 人員分組與協調

三、 課程的審定與演練

四、 會前動員會及各小組工作流程演練

五、 工作人員提前進駐會場

招商會運作期：

一、 會務組的工作流程

二、 登記組的工作流程

三、 接站組的工作流程（需要配合完成）

四、 會場組的工作流程

五、 后勤組的工作流程（需要配合完成）

六、 業務組的工作流程

七、 溝通組的工作流程

八、 主持人的工作流程

九、 授課人的工作流程

十、 公司留守人員的注意事項

十一、 用餐時注意事項

十二、 員工如何合理休息

十三、 突發事件及客戶投訴的處理

招商會促進期：

一、 招商會結束來賓的撤離與返程安排

二、 會務組撤離酒店注意事項（需要配合完成）

三、 后勤組與酒店結算和注意事項（需要配合完成）

四、 業務組后期追款注意事項（需要配合完成）

五、 會后總結

六、 宣傳材料編輯與制作

招商會運籌期:

一、 招商廣告的發布

1、 發布時間：發布時間不能與會議時間相距太久，也不能太近。一般定在招商會前半月左右發布，要做到投資者在看到廣告后我們有充分的時間把資料寄去并電話進行解釋、邀約和其有充分的準備時間參加招商會議。如區域招商會可適當將發布時間提前到10天之內。

2、 發布內容：突出優勢和重點，言簡意賅，有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參加什么樣的一個項目，來參加有何好處就足夠了。

3、 發布形式：一般以平面/半通欄/黑白稿形式發布，如與當地媒體關系較好，可選擇通欄或彩稿形式發布。

4、 發布媒體選擇：以投資者偏好媒體為主，如《中國經營報》、《銷售與市場》等，如區域招商會應選擇當地發行量較大的媒體?，F在網絡招商信息的發布也是一條方便快捷的途徑。

5、 發布注意事項：內文一定要反復校對，以免出錯；發布版面一定要選擇效果好的版面，另外版面設計一定要有沖擊力，即使與其它小廣告擠在一起出能清晰的分辨出廣告的位置；招商內容主題突出，一目了然；咨詢電話到少留兩部以上，確保每個咨詢者能充分了解招商內容。

二、 會場的選定及布置

1、 會場選擇標準：

A交通便利：便利的交通可為參會者和舉辦者減少很多麻煩；

B在當地比較知名：會場不一定要有特別高的檔次，但一定要在當地小有名氣；有時候特別高的檔次反而會起到反作用，因為投資者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過渡的檔次會使他們產生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現他們的服務承諾嗎？

C具備同時開會、住宿、就餐的條件：根據不同的會議規模選擇不同的會議地點。會場的選擇與布置應同時考慮會場色調對來賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會場，在那個環境里呆長了會使人煩躁，一般以藍色何淺灰色為主。會場要求整體環境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充足，能滿足預期人員的座席，音響效果良好，具有數碼投影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機，產品展示柜等。衛生間不能離會場太遠，不然會給來賓造成諸多不便。（如不具備投影儀的會場則要提前與投影儀設備公司租用，一般一天的使用費在500元左右，壓金可以爭取不交）

住宿要求以雙人標間為主，無噪音，會務組安排在樓層首間或便于查找的位置，如到會人員在50人左右最好給會務組安排兩個房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務人員事選溝通好每日幾點定時拔打叫醒電話/用餐電話/課前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領取至會務組，來賓到會務組登記后交鑰匙壓金領取房間鑰匙。

就餐要求：就餐環境清潔衛生，能滿足參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認。就餐按當地標準適當安排，原則是中、晚餐按10人臺計算，暈素搭配每桌不超過十個菜，主食以當地習慣搭配，上菜速度要合理，不能過長；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以爭取免費）；招商會后如安排聚餐，菜可適當增加，酒水以啤酒或低度酒為主，高度酒容易喝醉，使會議結束后的溝通不能順利進行，所以會議后的聚餐通俗的講是喝好不能喝倒，尤其是自己員工不能喝倒。

D會場的布置：為了增加會場內的氣氛，條幅、海報、招帖是必不可少的。

從一進會場開始首先要有導引牌，如會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，進入會場大廳要有登記處，（區域招商會或小型會議為了減少人員分流可將登記處安排在會務組），有本次會議的主題導引牌、會務組導引牌、會場導引牌、會場至衛生間的導引牌、飲水區導引牌、吸煙區導引牌等，并由酒店專人負責前廳會議接待。引導牌的制作可由酒店方協助，布置由酒店完成或協助。

“禁止吸煙”，“請將手機關閉或調至無聲”，“會場內請勿打電話和走動”等警示語分別貼在會場明顯處。

類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。

2、 會場的費用的結算：又專人負責和一人簽字負責制，一定要和酒店負責人協商好，鑰匙各個參會的客人一定要交押金給會務組，便于管理，同時房間的長話一定說清楚只有會務方的總指揮才有資格給開長話，這個有時候很重要，有的客人不自覺，冒充會務組人員要求總臺開長途，結果有一次一個企業搞會議，光電話費就多付了2000多元，悔之不及呀。

三、 會前費用預算：把各個能想到的提前預支，尤其是當著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計較，招商會有時候需要打腫臉充胖子。

四、 接聽電話的技巧：

1、 話接聽程序：

招商電話接聽第一責任人是商務拓展部或者相同于整個職能的部門，如果同時有幾部電話打過來，內線再轉到分管市場副總和常務副總處。每一個接聽招商電話得人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細填寫各個項目，由商務拓展部每天匯總一次。（區域招商會也必須安排專人負責接聽招商電話）

2、 前臺接聽電話的標準語言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司?！?/p>

對方如果詢問招商信息，就直接轉到商務部，如果幾個內線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現在不在，你能否留下你的聯系方式，等他回來后我轉達給他，讓他直接打電話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。

3、 在接聽招商電話時，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關心什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優勢。公司的產品遴選，區縣級招商的區域壟斷保護，比較豐厚的價差，文化營銷和體驗營銷，駐店營養師的咨詢。這幾個方面一定要了解清楚和解釋清楚。

4、 詳細記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業或從事行業，有無醫藥保健品操作經驗，信息來源，有無時間參加招商會，是否需要寄資料，聯系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認詳細地址用，不否則快件公司不受理）。

5、 如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行交流等等。

6、 言出必踐：一旦答應經銷商或者咨詢者的事情，一定要按時答復，即使是沒有結果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的承諾都做不到，何況復雜的營銷服務承諾呢。

7、 超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權范圍以內的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。

8、 公司的談判機密不能泄漏。比如說別的經銷商成交的金額，打款的階段等等。

接聽交代的事情不推委，應該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準確答復后在回答給經銷商。

五、 資料的傳真與郵寄發放

1、 資料發放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產品彩頁，如有嘉賓需發請柬。

2、 資料發放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。

3、 資料發放的注意事項：

A邀請函的內容與設計可先與總部溝通；

B各種資料的復印裝訂要注意，不能出現錯頁、漏頁、翻頁等現象；

C信封的填寫與內容一致，嚴禁出現張冠李戴；

D如有必要附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；

E每套資料都應附有商務拓展部的名片，以備聯系。

六、 來賓確認及接站確認

1、 為了方便來賓確認，確認方式分幾種情況：傳真確認，電郵確認，信函確認，電話口頭確認。需接站的來賓應提供移動通訊方式，以備急用。

2、 無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認識，省代理、市代理、區縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，避免出現拓展獎勵糾紛。

3、 來賓出發前再進行一次電話溝通，確定中途方式/到達時間/是否安排接站，并再次強調會場地址及乘車路線。

4、 接站人員憑接站名單確認接站人員并統一制作接站牌，選擇結實耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經常出現晚點，所以最好安排站內接站人員長時間等候；詳細游覽接站組工作職責。

會議的運籌期十分重要，他是成功的基礎和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個階段就是解決能否有人來得重要環節。待續：（下一節招商秘笈第二步：穩扎穩打―細節籌備）

曹鑒：資深醫藥保健營銷實戰派人士，行業經歷五年，中國營銷管理學院認證營銷師、培訓師，河北策劃學會理事?，F任深圳岐黃生物萬生堂健康總部市場部經理，從事健康專賣事業的推廣，擅長單個市場啟動和策劃。