建國(guó)五十多年以來(lái)，檔案工作者在民國(guó)檔案整理工作中，遵循檔案形成的客觀規(guī)律，依據(jù)全宗原則，利用原基礎(chǔ)原則，對(duì)全國(guó)民國(guó)檔案進(jìn)行了案卷級(jí)整理工作，逐步建立了包括全宗目錄、案卷目錄、人名目錄、地名目錄等在內(nèi)的民國(guó)檔案目錄體系，部分檔案館還逐步建立了館藏民國(guó)檔案案卷級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。至此民國(guó)檔案整理的工作已經(jīng)走出初級(jí)階段。隨著民國(guó)檔案開(kāi)放力度增大，原有的民國(guó)檔案整理成果已難滿足現(xiàn)有的民國(guó)檔案利用需求，對(duì)民國(guó)檔案整理工作需要引進(jìn)新的維度，即對(duì)民國(guó)檔案信息作進(jìn)一步開(kāi)發(fā)及采取相關(guān)措施確保民國(guó)檔案實(shí)體和信息的安全，這標(biāo)志著民國(guó)檔案整理工作步入新的階段。

一、進(jìn)一步開(kāi)發(fā)民國(guó)檔案信息

現(xiàn)有的民國(guó)檔案整理成果存在的主要問(wèn)題是：對(duì)部分民國(guó)檔案案卷內(nèi)容揭示得不夠準(zhǔn)確、全面，案卷標(biāo)題有的反映的是案卷內(nèi)一份或部分文件，而非全部文件內(nèi)容，有的則是細(xì)節(jié)性、瑣碎的事務(wù)卻被賦予了一個(gè)大概念詞語(yǔ)加以描述，有的則正相反，等等。造成這種種情況的原因是多方面的，但和民國(guó)檔案本身狀況有很大關(guān)系。有不少民國(guó)檔案一卷厚達(dá)數(shù)百頁(yè)，涉及文件主題、文件責(zé)任者較多，給全面概括、準(zhǔn)確擬寫(xiě)案卷標(biāo)題增加了難度，而案卷級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)又是在案卷目錄的基礎(chǔ)上建成的，這種信息揭示的欠準(zhǔn)確性在民國(guó)檔案開(kāi)放力度加大的今天，危害性愈加明顯，它造成民國(guó)檔案利用工作的誤檢率增高，應(yīng)控制使用的文件無(wú)法予以控制使用，使民國(guó)檔案工作處于一種被動(dòng)狀態(tài)，從而成為今天迫切需要解決的問(wèn)題。

筆者認(rèn)為，鑒于各館所藏民國(guó)檔案經(jīng)過(guò)建國(guó)后數(shù)十年的整理，作為全宗級(jí)、案卷級(jí)的整理單元已然形成并相對(duì)固定，和館藏目錄體系也建立起了一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。因此，在解決存在的問(wèn)題，開(kāi)展新一輪的整理工作時(shí)，我們?nèi)砸獔?jiān)持利用原基礎(chǔ)原則，對(duì)檔案實(shí)體的這種既有狀況加以接受，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行一種螺旋上升式的整理。不過(guò)，這并非說(shuō)我們?nèi)詫⒀匾u以往的方式開(kāi)展案卷級(jí)整理，簡(jiǎn)單地將原有案卷標(biāo)題和案卷內(nèi)容重新審視一遍，見(jiàn)錯(cuò)糾錯(cuò)，如果這樣做效果不會(huì)好。因?yàn)槌鲥e(cuò)的部分往往卷內(nèi)內(nèi)容復(fù)雜，不少是屬于多主題案卷，要揭示卷內(nèi)內(nèi)容，有時(shí)也只能采取掛一漏萬(wàn)的方式，即將其中主要的、重要的內(nèi)容點(diǎn)出，其余則忽略不管，這就使得未被揭示的檔案內(nèi)容成為死信息，很難再被利用。抑或不得不將若干個(gè)檔案內(nèi)容的小概念概括上升為一個(gè)大概念，而其實(shí)這個(gè)大概念內(nèi)涵是大于這若干個(gè)小概念內(nèi)涵之和的，這樣做的結(jié)果不僅沒(méi)能準(zhǔn)確揭示檔案內(nèi)容，反而淹沒(méi)了案卷的個(gè)性。因此，筆者認(rèn)為解決方法只能是：對(duì)多主題案卷的整理單元加以細(xì)化，即進(jìn)行民國(guó)檔案文件級(jí)（含文件組合級(jí)）整理，對(duì)民國(guó)檔案信息作進(jìn)一步的深入開(kāi)發(fā)。

二、延伸、完善民國(guó)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息

民國(guó)檔案著錄標(biāo)引的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之一《民國(guó)檔案著錄細(xì)則》將著錄對(duì)象區(qū)分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種級(jí)次。所謂文件級(jí)著錄單元即是著錄對(duì)象為單份文件或同一案卷中記述同一事物的多份文件。案卷級(jí)著錄單元?jiǎng)t是著錄對(duì)象為一卷檔案，現(xiàn)有的館藏民國(guó)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)大多是以案卷級(jí)為著錄單元進(jìn)行著錄標(biāo)引的。如典藏民國(guó)檔案的重要基地——中國(guó)第二歷史檔案館即是對(duì)館藏140萬(wàn)余卷民國(guó)檔案進(jìn)行了案卷級(jí)著錄標(biāo)引，全國(guó)其他館情形也大抵相似。客觀地說(shuō)，民國(guó)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)僅有案卷級(jí)著錄標(biāo)引是不夠的，即使已達(dá)盡善盡美但卻是單一的檢索工具，其功能還是遠(yuǎn)不抵一組多元立體化的檢索工具。因?yàn)檫@樣的一組檢索工具能彼此彌補(bǔ)支撐，形成相輔相成的局面。

另一方面，從理論上講，案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體，不少民國(guó)檔案情形也確實(shí)如此。特別是單主題的一卷檔案更如此。不過(guò)，由于歷史上諸多原因，民國(guó)檔案案卷的情形并不都是這樣，一卷檔案所反映的主題可能是并列的多個(gè)，即多主題，而在進(jìn)行著錄標(biāo)引時(shí)，對(duì)一個(gè)著錄單元的標(biāo)引，不可能對(duì)標(biāo)引項(xiàng)分類號(hào)的數(shù)量不加限制，因而其信息的揭示往往有意猶未盡之感，這使我們和力求正確擬寫(xiě)多主題案卷標(biāo)題時(shí)一樣，感受到了相似的無(wú)奈。因此，對(duì)這類多主題案卷應(yīng)和其文件級(jí)整理相呼應(yīng)，將著錄單元按有關(guān)主題破解成文件級(jí)后再予以標(biāo)引，使民國(guó)檔案信息在機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中得到延伸和完善，進(jìn)而形成以案卷和文件級(jí)標(biāo)引相結(jié)合的民國(guó)檔案計(jì)算機(jī)檢索體系。 三、保障民國(guó)檔案實(shí)體安全

檔案館是永久保管檔案的基地，亦即檔案館的工作職能便是館藏檔案的保管和開(kāi)發(fā)利用。而要實(shí)現(xiàn)這兩項(xiàng)職能的前提便是保證檔案實(shí)體的安全。作為歷史檔案的民國(guó)檔案，隨著距離產(chǎn)生時(shí)間的愈加遙遠(yuǎn)，其實(shí)體遭受損毀的風(fēng)險(xiǎn)日益加大，除了自然的老化破損外，還有隨著民國(guó)檔案開(kāi)放力度的加大，頻繁地因?qū)嶓w提供利用所遭遇的磨損和居心叵測(cè)者的偷竊、毀壞。為了阻斷民國(guó)檔案遭遇的這些自然與人為損毀的可能，整理工作就應(yīng)采取相應(yīng)步驟以保障民國(guó)檔案實(shí)體安全，具體為：對(duì)進(jìn)行整理的民國(guó)檔案實(shí)體的破損情況進(jìn)行鑒別，對(duì)達(dá)到了修裱要求的檔案送交相關(guān)部門(mén)進(jìn)行修裱，以延續(xù)民國(guó)檔案實(shí)體生命。對(duì)修裱完成和不需要裱糊的民國(guó)檔案進(jìn)行編頁(yè)，固定卷內(nèi)文件次序，并運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)行縮微翻拍或掃描及制作光盤(pán)，生產(chǎn)出民國(guó)檔案復(fù)制品，以取代原件提供利用，從而避免民國(guó)檔案實(shí)體在使用過(guò)程中可能遭受的磨損、被盜或毀壞。

四、開(kāi)展民國(guó)檔案的分級(jí)與開(kāi)放鑒定

民國(guó)檔案情況復(fù)雜。數(shù)量大，全國(guó)有約1400萬(wàn)卷。類型多，不僅有黨政機(jī)關(guān)檔案，還有企業(yè)檔案、社會(huì)團(tuán)體檔案、人物檔案；不僅有文書(shū)檔案，還包括大量的科技檔案和各類專門(mén)檔案。它的內(nèi)容豐富，記載的是民國(guó)時(shí)期的社會(huì)變遷，政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、外交、社會(huì)等領(lǐng)域無(wú)所不包。這就決定了民國(guó)檔案的整理工作是一個(gè)浩大的系統(tǒng)工程。而檔案館能投入的整理人員、資金卻是有限的，從而使兩方面形成了極大的反差，這就需要我們對(duì)民國(guó)檔案整理工作科學(xué)規(guī)劃，有序進(jìn)行，而不是盲目的一頭直接扎進(jìn)整理海洋中，但如何才能做到？筆者認(rèn)為，應(yīng)結(jié)合民國(guó)檔案的分級(jí)鑒定工作進(jìn)行，所謂民國(guó)檔案的分級(jí)鑒定即是將民國(guó)檔案按價(jià)值高低分成三個(gè)等級(jí)，以便對(duì)不同等級(jí)的民國(guó)檔案施以不同的整理、保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。民國(guó)檔案的整理應(yīng)結(jié)合分級(jí)工作進(jìn)行，依據(jù)檔案重要程度次第開(kāi)展，形成一種全局性的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，這樣我們才能科學(xué)有序地開(kāi)展民國(guó)檔案整理工作。

另一方面，隨著民國(guó)檔案開(kāi)放力度增大，保障檔案信息安全的重要性和迫切性日益凸顯出來(lái)，將應(yīng)該向公眾開(kāi)放的民國(guó)檔案劃入控制使用范圍是對(duì)公眾的不公平，反之則是對(duì)國(guó)家的失職，因此，民國(guó)檔案的開(kāi)放鑒定也被提上了議事日程。所謂民國(guó)檔案的開(kāi)放鑒定，即是對(duì)民國(guó)檔案中涉及國(guó)防、外交、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的檔案予以鑒別，暫緩向社會(huì)開(kāi)放，從而保證民國(guó)檔案信息的安全。

不過(guò)，在傳統(tǒng)理念中，檔案工作被分作了收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等六大環(huán)節(jié)，鑒定是和整理并列的兩大環(huán)節(jié)，而并不屬于整理范疇，但是，傳統(tǒng)的鑒定往往是指確定檔案的存毀及保管期限。隨著時(shí)代的發(fā)展，鑒定工作也增添了新的內(nèi)容，出現(xiàn)了新型鑒定工作，如檔案的分級(jí)鑒定、檔案的開(kāi)放鑒定等。今天，民國(guó)檔案大部分屬于永久性保存，因此，傳統(tǒng)意義上的鑒定，已基本上不再對(duì)民國(guó)檔案適用，而人們雖然對(duì)開(kāi)展新型鑒定工作已達(dá)成共識(shí)，但各檔案館基本上還未實(shí)施，也未就此設(shè)立專門(mén)的部門(mén)，同時(shí)，從事民國(guó)檔案的新型鑒定和整理工作一樣，也需要閱讀、分析案卷內(nèi)容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部門(mén)兼任或牽頭是比較合適的。鑒于此，筆者主張，在民國(guó)檔案整理工作中，要敢于突破傳統(tǒng)觀念，兼并吸納鑒定環(huán)節(jié)，開(kāi)展民國(guó)檔案的分級(jí)與開(kāi)放鑒定。