檔案管理工作實行信息化管理

來源:投稿網(wǎng) 時間:2023-08-26 10:00:07

歸檔工作其實就是收集整理檔案，然后分類歸檔，以分類為依據(jù)，確保在查詢使用的后期過程中能在第一時間查詢到。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求，電子檔案在檔案管理工作中的應(yīng)用日益廣泛，這也加劇了其難度。以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，在信息化條件下，要堅持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，注重風(fēng)險控制，提高檔案質(zhì)量，切實做好檔案工作。

一、進一步加強檔案管理制度規(guī)范。

高質(zhì)量的檔案管理有助于經(jīng)濟和社會的良好發(fā)展，為經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供完善得勁經(jīng)濟信息等?；谑袌龅陌l(fā)展趨勢，對檔案管理內(nèi)容進行調(diào)整，使檔案管理的科學(xué)價值得以充分發(fā)揮。本文以檔案管理這一基本工作為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展形勢，對檔案資料進行適當(dāng)?shù)臋z索工作，以促進檔案資料水平和質(zhì)量的有效提高。不但要完成這些工作，還要有一個完整的監(jiān)督系統(tǒng)來監(jiān)測數(shù)據(jù)的完整性，尤其是對于重要文件資源的處理。一套完整的管理體系離不開良好的客觀環(huán)境的支持，例如：調(diào)整管理手段和方式，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，營造良好的工作環(huán)境。有條不紊的制度管理不僅可以促進工作效率的提高，而且可以帶動社會的發(fā)展。檔案管理者必須進一步加強自身的管理素質(zhì)，保持良好的工作態(tài)度。

二是搞好檔案管理人員隊伍建設(shè)。

檔案員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此，在檔案管理工作中必須重視檔案管理人員的素質(zhì)，加強對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，檔案管理人員要主動運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展學(xué)習(xí)活動，特別是要通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，對與檔案管理相關(guān)的信息資源進行收集，保證其管理思想的先進性，并且結(jié)合一些成功的檔案管理案例，不斷提升自己的管理水平和工作水平。其次，在具體的檔案管理工作環(huán)節(jié)中，有關(guān)人員也要在第一時間積極與其他部門工作人員交流溝通，推動檔案管理工作集中管理和歸檔整理工作質(zhì)量的提高，確保檔案信息種類、內(nèi)容的規(guī)范性和完整性。三是要在一定的時間內(nèi)對檔案管理人員進行培訓(xùn)與教育，使其工作能力和綜合素質(zhì)得到提高。對管理人員進行培訓(xùn)時，有關(guān)人員要高度重視這一培訓(xùn)工作的目的性、針對性，從而從人才方面大力支持檔案管理工作的有序、高效開展。

三是完善硬件設(shè)施。

健全的檔案管理設(shè)施是搞好檔案工作的關(guān)鍵。文件管理工作不能靠人工來完成，特別是在新形勢下，檔案管理更要靠先進的裝備來做，所以要加強檔案硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)。一是要建立起獨立的檔案室。檔案室具有防蟲、防鼠、防潮、防盜、防火、溫控等方面的要求，與一般辦公場所不同，應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點設(shè)置專門的房間，條件較好的，應(yīng)事先展開規(guī)劃設(shè)計，以符合檔案室設(shè)計要求。其次，要保證相應(yīng)設(shè)施配備的完整性。既要配備傳統(tǒng)的檔案箱、存儲器、存儲器、存儲器等設(shè)備，又要注重檔案管理的現(xiàn)代化要求，配上足夠的掃描儀、存儲器、打印機、計算機等，以便檔案工作者更好地利用現(xiàn)代技術(shù)來管理檔案。特別要注意的是檔案管理辦公室系統(tǒng)的應(yīng)用。增加投入力度，積極購置必要的軟件，推動檔案管理水平的提高。三是設(shè)備的保養(yǎng)要做好。定期檢查和維護檔案管理設(shè)施，保證設(shè)備運行狀況良好。

四是創(chuàng)新檔案管理工作信息化。

目前，現(xiàn)代科技的發(fā)展速度日益加快，在各個行業(yè)中計算機技術(shù)的應(yīng)用極其廣泛，檔案管理工作實行信息化管理滿足了檔案信息管理日益加強的客觀要求[3]。合理開發(fā)和利用檔案資源，使檔案壽命盡可能長，促進工作效率的提高，都是現(xiàn)代檔案管理改革創(chuàng)新的主要任務(wù)和目標(biāo)。在目前階段，為了滿足目前的檔案管理要求，迫切需要采用先進的科技手段來管理檔案，這已經(jīng)是非常迫切的。一是各級機構(gòu)的檔案部門要在第一時間準(zhǔn)確傳遞信息，確保檔案信息及時有效；文件管理部門要借助于掃描儀、計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，準(zhǔn)確地在計算機上輸入檔案資料，并借助相關(guān)技術(shù)進行處理，將圖像、文字等轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，使紙質(zhì)文件與數(shù)據(jù)檔案共享；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，借助于網(wǎng)絡(luò)，為社會提供高效的檔案信息服務(wù)，以便有效地共享檔案信息資源，從而更好地服務(wù)于大眾，有利于提高檔案利用效率和檔案管理工作質(zhì)量。

當(dāng)今世界，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，極大地改變了人們的日常生活方式和工作方式，既帶來了發(fā)展機遇，又增加了檔案管理工作的難度。檔案資料的日益豐富，逐漸增加了檔案管理工作的復(fù)雜性，因此，必須對檔案管理工作進行創(chuàng)新，這樣才能與現(xiàn)階段的發(fā)展形勢相適應(yīng)，更好地服務(wù)于人民的工作和生活，因此，積極探索檔案管理層次的科學(xué)路徑是非常必要的。