社會保障體系建設是構建社會主義和諧社會的一項重要內容，健全的社會保障體系是市場經濟發展的推進器，也是社會穩定和諧的安全網和減震器。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規范化、廣泛化方向發展。社會保障檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要內容，也必然需要進行創新。

一、社會保障檔案的特點

社會保障體系是國家通過立法和國民收入再分配，對社會成員由于年老、疾病、傷殘、失業、貧困、低收入等多種原因出現生存困難時提供基本生活需要的一系列政策制度。社會保障檔案，是指勞動部門、民政部門、社會保障經辦部門及相關企業、事業單位，在進行勞動就業管理、社會保險經辦、處理民政事業、推廣勞動者權益、扶助社會弱勢群體過程中形成的專業社會保障檔案， 一般包括勞動就業、社會保險、社會義助三部分。其中勞動就業和社會保險兩項專業社會保障檔案， 由勞動和社會保障部門主管，社會救助專業社會保障檔案由民政部門主管①。作為一項專業的管理工作，社會保障檔案具有以下的特點:

1.廣泛性。廣泛性是指社會保障檔案涉及的人員廣泛。現在我國的養老、醫療等社保措施主要針對城市居民，伴隨著我國社會保障體制的改革，我國參與社會保障體制的人口將逐漸擴大到農村，最終目標是全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

2.動態性。動態性是指社會保障檔案是處在動態變化之中的。每個人在其參與社會保障后，社會保障檔案會隨著職工工作單位的變動而發生關系轉移，各項社會保障保險的繳費情況也會依據職工的工資增減而相應變化，有些社會保障保險項目如醫療保險、住房公積金等還會經常發生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會保障檔案中形成相應的記錄，社會保障工作的這種動態變化決定了社會保障檔案的動態性。

3.人本性。人本性是指社會保障檔案是以人為基本對象來辦理的。個體的人是社會保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，每個人都會形成相應的檔案，社會保障檔案是個人參與社會保障原始憑證，也是維護個人權益的重要證據。如干部的人事檔案一樣，隨著人的變化，個人社會保障檔案也會產生相應的變化，這些檔案記錄一直要保存到當事人亡故之后。以人為本，記錄一生，服務一生。

4.規范性。規范性是指社會保障檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在:一是辦理活動的規范，即各類社會社會保障保險都有統一的辦理程序、繳付費標準;二是形成材料的規范，即各類社會保障保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、社會保障檔案管理工作中存在的問題

社會保障檔案在整個社保工作的具有非常重要的地位，它是實現社會保障信息交流與共享的保證，是人民維護其合法權益的重要憑據，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。社會保障檔案管理應與社保體制發展相適應，并能促進社保事業的發展。但是，我國的社會保障檔案管理工作中存在許多問題，這些問題影響了社保事業的健康發展。具體表現在以下幾個方面:

1.對社會保障檔案重視不夠。由于社會保障檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保障檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，在全國普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重②③。

2.社會保障檔案多頭管理，管理機制沒有理順。社會保障檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不同的類別社會保障檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不同的檔案分屬不同的部門，各部門之間信息溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不同的機構，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案信息。

3.缺乏專業社會保障檔案的管理標準和規范。社會保障檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改④。在沒有國家的相關標準的情況下，各地在相繼制訂了一些社會保障檔案的地方標準，如有的地市制定了公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有，造成社會保障檔案的各地管理方法不統一。在社會保障檔案的不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、加強社會保障檔案管理的設想

根據社會保障檔案的特點和社保工作的發展，改進和完善我國的社會保障檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項重要內容，筆者認為，當前社會保障檔案工作可以從以下幾個方面進行一些改進:

1.加強宣傳，加大投入。在全社加大社會保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保障檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對社會保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設和完善社會保障檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

2.完善管理機制。理順社保工作管理機制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個職能單位完成，即實現養老、醫療、工傷、失業、生育等社會保障工作的統一管理，推行一條龍式的服務模式，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保障檔案的集中管理，充分體現社會保障檔案的人本性特點，實現社會保障檔案“記錄一生，服務一生”的管理目標。

3.加強制度標準建設，實現規范管理。大力加強社會保障檔案的科學化、規范化、標準化和制度化建設，實行科學規范的管理。加強對社會保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環節的研究，制定操作性強、科學統一的社會保障檔案管理規范，努力促進社會保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會保障檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

4.大膽創新，開創新的管理模式。在以人為本的指導思想下，樹立檔案為人服務的新觀念，努力開創新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養老金發放、社會保障檔案管理問題⑤;南寧市推出了社會保障檔案托管服務⑥。這些新的服務形式的開創，進一步推動了社會保障工作社會化的進程，使社會保障檔案的管理不再依賴于企業，使職工不再為企業的破產和自己的退休而擔心社會保障檔案的管理問題，同時也給社會保障檔案管理帶來了新的活力。

在社會保障工作社會化的大背景下，數量龐大的社會保障檔案管理必然會成為社會保障部門的一項重要開支，單純由政府出資來建立的社會保障檔案信息中心已經很困難，社保部門可以以公共產品理論為指導，積極探索新的形式，如采取政府相關部門領導，第三方出資建立的方式，建立社會保障檔案信息中心，實現社會檔案的保管、利用集中統一管理。

5.加快社會保障檔案管理信息化網絡化的建設。隨著網絡技術的發展，建設統一的社會保障檔案信息網絡已經迫在眉睫。利用計算機網絡，社保部門可以實現所有社保繳費的網絡征收、保費的網絡支付，可以利用社會保障檔案信息網了解社保工作狀態，實現無紙化辦公，提高工作效率;用戶可以通過社保檔案信息中心的網站，輸入自己的社保號就可以查詢到自己的社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環節;通過網絡，可以和商業銀行的信用檔案系統、公安的戶籍檔案系統等進行信息交互，實現更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會保障部門要重視社會保障檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保障檔案信息網絡。

隨著我國社會保障工作的發展，網絡化管理、人性化管理、規范化管理逐漸取代了陳舊的管理模式，社會保障檔案工作也必須與時俱進，改革進取，才能使社會保障檔案工作充滿生機和活力。

注釋:

① 鐘聞，勞動就業和社會保障體系專業檔案管理現狀，中國檔案，2005(8)

② 孫成德、高莉、徐新，研究與探索社保檔案管理服務遼寧老工業基地振興——遼寧社保檔案工作調研報告，檔案學研究，2005(2)

③ 李春燕、丁建定，武漢市低保管理中存在的問題與改進對策分析，長江論壇，2006(1)

④ 同②

⑤ 崔少菲、王彤，小康不小康關鍵看保障——長春市退休人員檔案管理中心建設紀實，中國檔案，2006(5)

⑥ 潘勝中，南寧市推出社會保障檔案托管服務，中國檔案報，2002年12月16日;