摘要：根據(jù)各級(jí)各類建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范、辦法和規(guī)劃，明確了對(duì)整個(gè)項(xiàng)目全生命周期的檔案質(zhì)量管理[1]。結(jié)合當(dāng)前基建檔案質(zhì)量管控中存在的問(wèn)題進(jìn)行原因分析，構(gòu)建出基建檔案質(zhì)量反饋評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，設(shè)計(jì)開發(fā)了具有可操作性的基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)，將反饋評(píng)價(jià)結(jié)果作為建設(shè)單位在選取參建方時(shí)的決策依據(jù)。

關(guān)鍵詞：基建檔案；質(zhì)量管控；反饋評(píng)價(jià)

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28 －2002 ）和《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006 〕2 號(hào)），中國(guó)商飛制定了《檔案工作管理規(guī)定》和《檔案工作規(guī)范》，明確規(guī)定了對(duì)各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管的業(yè)務(wù)要求，上海飛機(jī)制造有限公司作為中國(guó)商飛六大中心之一，其檔案管理制度的搭建及內(nèi)容基本上以中國(guó)商飛的檔案管理制度為指引性文件。

一、基建檔案質(zhì)量管控問(wèn)題及原因分析

領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)決定著項(xiàng)目全過(guò)程中對(duì)檔案管理工作的重視程度[2]，建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和資料員的檔案行為受到檔案意識(shí)的影響，對(duì)過(guò)程資料不重視保管、交接，就會(huì)直接導(dǎo)致原件缺失等問(wèn)題。在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施管理中普遍存在“重建設(shè)進(jìn)度輕檔案質(zhì)量”的思想，缺乏有效的監(jiān)督力量，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作停滯不前。各參建單位項(xiàng)目部的檔案保存空間不能滿足檔案保管的溫濕度及“九防”標(biāo)準(zhǔn)[3]，導(dǎo)致基建檔案存在紙張破損、發(fā)霉、圖紙發(fā)黃發(fā)脆等問(wèn)題，影響基建檔案的壽命和利用效果。基于基建檔案在管控中存在的問(wèn)題，根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)踐調(diào)研，再結(jié)合筆者在上海飛機(jī)制造有限公司的基建檔案管理工作實(shí)際，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，認(rèn)為產(chǎn)生問(wèn)題的原因主要是基建檔案管理體制、機(jī)制、落實(shí)方面存在較嚴(yán)重的問(wèn)題[4]。

二、基建檔案質(zhì)量管控模式

合同是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要手段，企業(yè)檔案部門要提前介入，在簽訂合同時(shí)設(shè)立專門條款，把項(xiàng)目文件材料的移交范圍、類別、套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間等列入合同中，明確歸檔責(zé)任，確定各方在項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)當(dāng)履行的責(zé)任和義務(wù)。項(xiàng)目檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步[5]，做好各分部分項(xiàng)工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)項(xiàng)目資料的審查，推行“項(xiàng)目檔案示范樣本”制度。項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理人員定期或不定期地對(duì)參建單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)著重加強(qiáng)監(jiān)理單位和質(zhì)監(jiān)部門的聯(lián)合指導(dǎo)。

三、基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立與實(shí)現(xiàn)

在實(shí)際的基建檔案管理過(guò)程中，常常需要對(duì)資料重要性較高、缺陷會(huì)造成嚴(yán)重后果的部門進(jìn)行處理，因此需要對(duì)資料質(zhì)量管控中的影響因素進(jìn)行重要性排序，構(gòu)成基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的提取

綜合分析基建檔案管理方法和企業(yè)檔案工作者的基建檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從建設(shè)單位對(duì)基建檔案質(zhì)量管控角度，根據(jù)現(xiàn)有建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)建設(shè)過(guò)程中的資料實(shí)行全過(guò)程和全方位的質(zhì)量管控工作。將其他領(lǐng)域的檔案評(píng)價(jià)指標(biāo)體系[6]與基建檔案管理的關(guān)鍵過(guò)程相結(jié)合，構(gòu)建基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，如圖1 所示。

（二）評(píng)價(jià)指標(biāo)的確立與權(quán)重賦值

采用德爾菲法確立各單位具體的評(píng)價(jià)指標(biāo)及指標(biāo)說(shuō)明，本文僅以施工單位為例，其指標(biāo)如表1 所示。利用層次分析法[7]（AHP）對(duì)德爾菲法獲得的定性結(jié)果進(jìn)行定量分析，構(gòu)建出遞階層次結(jié)構(gòu)模型后，通過(guò)兩兩比較的方式，選用1-9 標(biāo)度法構(gòu)建判斷矩陣，將14 個(gè)二級(jí)指標(biāo)劃分成9 個(gè)等級(jí)，根據(jù)指標(biāo)重要性排序情況形成兩兩判斷矩陣。見圖2 。通過(guò)和積法和方根法求出判斷矩陣的特征向量：該判斷矩陣滿足一致性檢驗(yàn)要求，所以該特征向量即為權(quán)重向量，施工單位各指標(biāo)的權(quán)重賦值見表1 。按照相同的計(jì)算方法可計(jì)算出監(jiān)理部門、項(xiàng)目實(shí)施部門和項(xiàng)目投資部門評(píng)價(jià)指標(biāo)的權(quán)重?cái)?shù)。

（三）評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的實(shí)現(xiàn)

通過(guò)建立基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的全過(guò)程管理、對(duì)檔案驗(yàn)收的針對(duì)性評(píng)估、對(duì)各參建方在某建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程中表現(xiàn)的分析。系統(tǒng)主要使用ASP.NET和Access2010 數(shù)據(jù)庫(kù)建立高效的鏈接，實(shí)現(xiàn)了密切高效的基建檔案質(zhì)量管控過(guò)程。在分析實(shí)際業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，通過(guò)模塊化的設(shè)計(jì)方法把系統(tǒng)從總體上劃分為項(xiàng)目管理模塊、評(píng)估反饋模塊和系統(tǒng)管理模塊，功能結(jié)構(gòu)如圖3 所示。在系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中，評(píng)估反饋模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的檔案管理工作的評(píng)估以及評(píng)估結(jié)果的分析統(tǒng)計(jì)，其中對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的評(píng)估是從參與對(duì)象維度進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果的分析統(tǒng)計(jì)主要是以圖表的形式展現(xiàn)。系統(tǒng)管理員在項(xiàng)目評(píng)估界面選擇項(xiàng)目、階段以及評(píng)估對(duì)象，系統(tǒng)會(huì)自行根據(jù)輸入的信息跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)單位的評(píng)價(jià)指標(biāo)界面，如圖4 所示。在分析統(tǒng)計(jì)界面可以從項(xiàng)目單體維度和參建方維度比較各建設(shè)單位檔案管理綜合質(zhì)量。后續(xù)將綜合考量更多的因素，在實(shí)踐中不斷修改調(diào)整，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)基建檔案管控的系統(tǒng)化、信息化和動(dòng)態(tài)化；基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)后續(xù)將與內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與項(xiàng)目實(shí)體的同步，使得信息交流更加便捷與快速。

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