： 摘要：本文對水利水電工程的檔案特點、電子文件歸檔的范圍和責任、電子文件的特點及主要內容和格式、電子文件的歸檔（移交）以及電子文件利用及管理進行了深入細致的研究，并且對電子文件歸檔及利用提出了合理化建議。

關鍵詞：水電工程；電子文件；歸檔和移交；管理與利用

一、水利水電工程的檔案特點

水利水電工程建設中除與建筑、電力、機械、水文、氣象等專業聯系緊密外還牽涉到農業、工業、交通、通信、市政、生態環境等各個方面，導致了歸檔的水利檔案在種類上的多樣性，包括水利水電工程建設檔案、文書檔案、財務檔案、聲像檔案、設備檔案等。水利水電工程按其建設過程包括工程項目提出可行性研究、設計、決策、招(投)標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行等全過程。可行性研究階段的文件材料主要由設計單位提供給管理單位歸檔，工程投產運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔，施工建設階段涉及的文件材料比較多，有設計文件、建設管理文件、監理管理文件、施工管理文件、設備文件等。

工程項目檔案包括工程建設的全過程，管理單位的文書檔案包括黨群、人勞、工會、審計等文件，這些檔案包括了紙質和電子兩種文件，其中有些文件只有紙質形式，如收到外單位的來文，驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數據庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種文件歸檔形成了兩種介質的一套檔案。對于紙質文件按照傳統的做法將其歸檔保存，對于各種電子文件則根據電子文件檔案管理規范管理外，為了保證有效的利用，根據電子文件的特點，通過實踐經驗，對電子文件采用兩種格式歸檔的方式，取得了很好的效果。

二、制定電子文件歸檔的范圍和責任

首先明確電子文件歸檔范圍。各機關部門正式發文的文件及各類工程項目在規劃、咨詢、勘察、設計、招標投標過程中形成的電子文件應納入歸檔范圍，如項目建議書、可行性研究報告、環境影響評估報告、水土保持報告、工程地質勘察報告、試驗報告、總體規劃、方案設計、初步設計、施工圖設計、招標投標文件、施工圖階段、設計修改等有關文件。二是明確各部門兼職檔案管理員對電子文件管理職責和歸檔時間，保證電子文件及時歸檔及完整性。

三、電子文件的特點及主要內容和格式

（一）電子文件的特點

電子文件實現了快速檢索查詢，提供重復利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產，同時減少對紙質檔案造成的磨損，有利于保護紙質檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩定性，1、所依賴的軟硬件不穩定性。現在計算機軟、硬件系統更新換代快，尤其是軟件系統。幾年的時間就出現新的電子文件存儲的數據結構變化而需要轉換的問題。2、載體的不穩定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。3、電子文件具有可改性，經更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，其真實可靠性遠不如紙質檔案。4、容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數據的不可用。

（二）電子文件的主要內容和格式

水利水電工程的電子檔案包括文書文件、工程文件、音像文件、照片文件、設備文件等。文書文件主要有來往文函、會議、簡報、經營管理、人勞、審計、技術、監察、黨群、工會等，工程文件為立項審批、勘察設計、工程管理、施工管理、竣工驗收、科研試驗、設備等文件，所形成的文件為微軟辦公系統的Word、EXCEL文件，圖像文件主要為以前實物照片的掃描文件及數碼相機所拍攝的照片，形成文件為JPEG格式，圖形文件主要為工程的設計圖紙、竣工圖紙等，為AutoCAD軟件所產生的DWG文件格式，影像文件記錄工程開工到完工所產生的所有影像資料，有國家領導人、上級部門、國際友人的視察、工程建設的重要施工過程等。

數據文件為工程項目的內外觀變形監測、地震觀測數據等，其保存格式有SQLSERVE、ORACL、ACCESS、DBF等數據文件。實物電子文件檔案為對實物照相后形成JPEG格式文件。

四、電子文件的歸檔（移交）

在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表、電子文件元數據表，主要內容有：工程名稱、文件編號、題名、形成時間、計算機型號、操作系統名稱、應用軟件名稱及版本號。電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優點，又是一種可以移動的存儲介質，并且不能被修改。 要求各歸檔單位歸檔時以項目為單位進行組盤。即一個項目應刻錄在一張或多張光盤上，但不能1張光盤刻錄2個及以上的項目電子文件。光盤刻錄后，應在每張光盤上貼上標簽作好標識。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應同時存有相應的的說明文件和電子文件目錄，說明文件為純文本文件，其內容包括對工程概況和電子文件歸檔說明等。說明文件內容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數、歸檔時間等。

五、電子文件利用及管理

（一）電子文件的保管和轉換

根據電子文件歸檔與管理規范，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。”為了更好的使用，我們采用一檔三存的辦法管理電子文件，即一種電子文件三種保存辦法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數據，因此，我們只要求歸檔單位交兩套光盤保存，為查閱及管理方便，我們使用了大容量移動硬盤，考慮到兼用性問題，硬盤格式化為FAT32格式，然后將光盤的數據拷貝到硬盤中，按檔案編號建立文件夾，這樣，減少了光盤的磨損，也不用從大量的光盤中尋找，而且硬盤容易組織數據，體積小，節約了大量的時間。

由于所移交的文件材料都是原始形成的文件，需要相應的軟件才能打開，尤其是專業性強的軟件，價格昂貴，軟件不可能保存在檔案館，有些軟件因其他原因造成原格式不再支持等，為避免這種情況，因此我們使用了第二個移動硬盤，對第一個移動硬盤數據的進行轉化，使其在沒有專門軟件的情況下能被所有的人察看，轉化如下：DOC和XLS文件格式轉為TIFF或PDF文件，CAD圖紙轉為JEPG圖形文件，將所有的錄像帶轉為AVI格式電子文件，文件命名由三位阿拉伯數字加錄像內容組成。對于觀測等數據資料，我們要求移交單位對重要的數據資料轉化為DBF數據文件，并使用純文本文件對DBF文件的格式進行說明并保存在同一目錄下。

（二）電子文件的借出

由于電子文件的易更改、可復制性。電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制。對一些不適合流轉的電子文件，在借出后容易造成在網上流傳，而且不能找到源頭，而且損害了本單位的產權和利益，為使每個借出的人員提高保護本單位知識產權的意識，在借出電子文件時，除填寫表格和單位領導簽字外，對重要有價值的電子文件形成圖片后加水印處理，寫上借閱單位及時間，這樣，提高了借閱人員對電子檔案的保護意識，維護本單位的利益。

六、對電子文件歸檔及利用的建議

（一）國家應制定處理電子文件的格式標準。為了使電子公文文件能夠超越操作平臺、超越軟件系統而被準確地識讀，就需要國家制定統一的標準格式，使其不依賴于原來的設備和軟件更新的影響，降低對設備的依賴性。從目前看應制定以XML語言為基礎的字處理文件的格式是比較好的選擇。

（二）根據電子文件歸檔與管理規范，特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。這樣會造成軟件一起歸檔，使用者怎么使用，軟件所依賴的操作系統、硬件設備又如何歸檔是值得研究的問題。

（三）從目前看Adobe PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF 文件具有跨平臺、高壓縮、適合屏幕閱覽及網絡傳輸，PDF格式已得到公認，適于在不同計算機平臺之間傳送和共享文件的一種開放式電子文件格式，因此也可作為電子公文歸檔的一種選擇格式。