摘要:伴隨著信息技術日新月異地發展，計算機被廣泛應用到工程設計領域之中。由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運營的重要環節。因此，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關單位維持正常運營是極為重要的。鑒于此，本文對如何做好電子檔案的管理工作進行了系統論述。 關鍵詞:工程設計;電子檔案管理;文件歸檔 1.前言 隨著信息技術迅猛發展，計算機被廣泛應用到各個領域，包括工程設計領域。這樣以來，工程設計過程中形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運營的重要環節。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關單位維持正常是極為重要的。鑒于此，筆者主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。 2.電子文件歸檔前的準備工作分析 充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，并做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以CAD文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度保證了歸檔的準確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產生矛盾。所以，可以采用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。 由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會造成反復歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會導致文件歸檔混亂，輸出的產品為次品，造成工程質量事故和嚴重的經濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣應用，為后續的電子文件歸檔工作奠定良好基礎。 3.電子文件歸檔過程中應注意的問題分析 在電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設計、委托書、計算書到技術說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有EXCEL表格、WORLD文件、掃描形成的TIF文件等等。并且，這些文件大都在工程設計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據，從而提高這些電子文件的歸檔率。 對于CAD電子文件的歸檔可以采用DWG格式，因為這種格式可以在CAD中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高CAD出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。 對于PLT格式的文件，恰巧與DWG格式的文件優缺點相反。PLT格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。 對于PDF格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現對設計的任何修改。實質上就是在計算機上閱讀紙質文件的電子版，有一定的保護知識產權的作用。