電子檔案替代紙質檔案進入檔案庫
來源:投稿網 時間:2023-07-22 10:00:07
存檔是人們在各種社會活動中直接形成的有保存價值的原始記錄，原始記錄是其本質屬性。起訴檔案是指檔案，但因其特殊性質，除具有一般檔案的基本特征外，還具有糾正冤假錯案、維護社會穩定等作用。只有充分認識到檢察檔案管理工作的特點，才能真正實現科學化、規范化、制度化、便利化，從而使檢察工作更好地服務于人民群眾，更好地促進檢察工作的發展。
一、基層檢察院檔案管理存在問題。
(一)檢察檔案管理思想落后，重視不夠。
當今，檔案載體數字化已成為必然趨勢，越來越多的電子檔案替代紙質檔案進入檔案庫。如何在傳統的紙質、實物文件與電子檔案共存的情況下，實現對檔案的準確、快速提取、借、存、比對等管理，是今后檔案工作亟待解決的問題。二是對檔案工作思想重視不夠，檔案意識不強。對于人員、財產、文件的整理歸檔時間，對檔案工作的人員、物品、文件的整理時間不能完全保證，也沒有將其真正與部門業務工作有效地結合起來。造成檔案資源開發利用不足的問題。
(二)檔案人員的配置難以適應新形勢、新要求。
現在，按照有關規定，各基層檢察院都設立了專門的檔案機構，配備了專職檔案人員。但是受案多人少矛盾的影響，或是由于工作的需要，個別基層法院檢察檔案工作人員具有一定的流動性，嚴重影響了檔案工作的穩定與長期發展。一些檔案人員缺乏系統的培訓，導致一些檔案人員不熟悉檔案工作業務。在新刑訴法的實施過程中，對隨附的錄音、錄像電子光盤的存檔、存檔存在著爭議，需要制定相關法規加以規范。
(三)檔案管理的制度化、規范化建設亟待加強。
應當指出，制度不健全、監督制約能力差是困擾基層檢察院檔案工作健康發展的一大突出軟傷。有些基層檢察院沒有將檔案工作作為各部門目標責任制的一項重要參評指標，使確保部門領導和具體管理人員的崗位責任指標落實到檔案管理的每一個環節上；有些文件處理程序混亂，未嚴格按照上級要求存檔，有的借檔手續簡單，還檔期限不定，存檔周期長，任意延長，使卷宗材料丟失的可能性增大，降低卷宗立卷質量。
二是對基層檢察院檔案管理工作的健康發展提出一些建議。
(一)更新觀念，夯實基礎，推動檔案工作落到實處。
對檔案工作的整體定位，基層檢察院應充分認識其重要性，切實采取有力措施，夯實檔案管理基礎。
一是加強檔案業務知識的培訓工作。要實施《檔案新規定講解輔導制度》，檔案人員對檔案工作的相關規定要先學習一步，然后到各業務部門以上小課進行巡回輔導，使承辦人員及時掌握立卷工作的最新要求。對新員工入職培訓中，要開設檔案輔導課，進行知識講解及現場操作，使新人從一開始就接觸到標準的立卷程序及裝訂方法。
二要采取正向引導與反向激勵相結合的管理模式。實施“存檔情況通報制度”，對各個部門的存檔情況每半年進行一次通報，這對于及時歸檔起到很好的督促作用。與此同時，也可以開展諸如“優質卷宗、優秀立卷人”、書記員裝訂卷宗競賽等活動，使相關部門和干警對卷宗的歸檔工作更加重視。
四是利用科學技術輔助管理。檔案館是一項具有很強延續性的工作，紙質仍然是其當家的載體，但若將信息技術與其中融合，使得檔案的調取、查閱、使用更加方便，那無疑就是給檔案工作插上了翅膀。
(二)建立專業技術全面，加強檔案隊伍建設。
二是完善組織機構，充實檔案人員管理隊伍；設立專門機構，配備專業人員，是實現檔案工作科學化管理的前提。要提高檢察檔案管理人員的政治素質，樹立高度的專業責任和堅定的事業心，提高檔案工作者的檔案意識和法制觀念，充分認識其重要性及其潛在價值。
二是優化檔案業務培訓，提高檔案專業水平。為提升業務水平，建立檔案管理人員定期培訓體系。把握檔案工作知識，增強依法治檔意識，提高工作水平；加強信息化技術學習，聘請專業人員，對檔案人員進行檔案數字化應用技術培訓，使他們能熟練地掌握現有系統軟件的使用，并充分發揮現有設備的技術效益。
五是加強檔案研究與宣傳，擴大管理成效。運用網絡宣傳等手段，積極開展檔案法律法規學習、宣傳、教育工作，進一步提高“依法治檔”意識。吸取先進思想和經驗，做到取長補短，為我所用，不斷提高檔案工作水平。
(三)規范規章制度，推動檢察工作科學發展。
首先，建立檔案管理的各項規章制度，使其發展有法可依、有章可循。我們要在檔案法規精神的指導下，著眼形勢發展的要求，創新和完善原有工作制度，形成科學、實用的管理體系，推動檔案工作朝著更規范的方向發展。
其次，以“檢察機關檔案管理工作制度”為準則，樹立“安全管理是檔案工作生命線”的理念。“防盜、防光、抗高溫、防火、防潮、防塵、鼠、蟲”八防的安全目標，并加強“制度嚴防”，采取設備加固、物理隔離、技術封閉、人員協作等“五防”措施，以使安全管理制度化，確保檔案運行，儲藏安全可靠，達到優質管理標準。
第三，推行檔案全面管理運行制度，加強檔案管理過程的定位。認真貫徹落實檢察機關檔案管理流程，克服隨意性、盲目性，使基層檢察院檔案管理規范化、常態化、科學化。
